Initiativärenden
Riktlinje för intiativärenden.
Antagen av Kommunstyrelsen 2024-01-16, § 10
Inledning
Av 4 kap. 20 § kommunallagen (2017:725) framgår att ”Varje ledamot i en nämnd får väcka ärenden i nämnden”. Regleringen innebär att en enskild ledamot eller flera ledamöter tillsammans kan väcka ärenden i nämnd. I Arvika kommun betecknas sådana ärenden som väcks i en nämnd, som initiativärenden. Denna riktlinje avser iniativärenden som väcks i Kommunstyrelsen.
Syftet med riktlinjen är att skapa tydlighet kring hantering av initiativärenden. Genom tydlighet skapas förutsättningar för en ökad transparens mot kommunens medborgare, bättre beredda ärenden och bättre möjligheter till politiskt förankrade beslut.
Praktisk hantering av initiativärenden
Att väcka initiativärenden
Ett initiativärende kan lämnas in före eller under ett sammanträde. För att underlätta den praktiska hanteringen av ärendet är det en fördel om initiativärendet lämnas in innan sammanträdet, i ett öppet och bearbetningsbart format.
Oavsett när Kommunstyrelsen får del av handlingen, måste ärendet väckas på sammanträdet. Detta innebär alltså att det inte räcker med att Kommunstyrelsen har fått del av handlingen. För att ärendet ska anses vara väckt måste ledamoten/ledamöterna lyfta ärendet på ett sammanträde. Det betyder vidare att ärendet inte kan beredas, av förvaltningen eller av ett utskott/presidium, innan ärendet formellt är väckt på nämndens sammanträde.
Initiativärenden väcks lämpligen i inledningen av sammanträdet. Har initiativärendet lämnats in innan sammanträdet kan ordföranden på eget initiativ informera om att ärendet har kommit nämnden till del, samt under vilken punkt på dagordningen ärendet kommer att tas upp.
Om en ledamot/ledamöter under sammanträdets gång vill väcka ett ärende, bör ordföranden hänvisa ledamoten/ledamöterna att lyfta ärendet i slutet av sammanträdet, som sista punkt på dagordningen.
Det är endast ledamöter i nämnden, inkluderat tjänstgörande ersättare, som kan väcka ärenden i nämnden. Ersättare som inte är tjänstgörande kan alltså inte väcka ärenden.
Kommunstyrelsens beslut till följd av initiativärende
Steg 1) Vid det sammanträde då initiativärendet väcks beslutar Kommunstyrelsen om hur ärendet ska behandlas. Kommunstyrelsen kan besluta enligt följande alternativ:
- Kommunstyrelsen avvisar ärendet. Ordförande kan besluta att ett ärende inte kan hanteras av Kommunstyrelsen om det exempelvis gäller ärenden som bör hanteras av annan myndighet, annan kommun, annan kommunal nämnd eller kommunal bolagstyrelse. Ordförande kan även avvisa ärenden som av andra skäl bedöms vara olämpliga att hanteras i Kommunstyrelsen.
- Kommunstyrelsen beslutar att avslå ärendet. Beslut om att avslå ett initiativärende kräver ingen beredning.
- Kommunstyrelsen beslutar i ärendet. Beslut utan beredning kan ske i ärenden av enkel natur.
- Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till förvaltningen att bereda ärendet och återkomma till ett senare sammanträde. Förvaltningen bereder ärendet och återkommer med förslag till beslut.
- Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till förvaltningen att bereda ärendet och uppdrar åt ett av utskottet att följa upp/fatta beslut i ärende vid utskottsammanträde. Förvaltningen bereder ärendet och återkommer med förslag till beslut i utskottet.
Syftet med att låta förvaltningen bereda ärendet innan nämnden tar ställning till initiativärendet i sak, är att ge Kommunstyrelsen ett fullgott underlag för beslut. Genom beredning av ärendet kan bakgrunden breddas, och det kan exempelvis klargöras om initiativärendet är inom Kommunstyrelsen ansvarsområde, om det som berörs av initiativet redan är ett åtgärdat och avslutat ärende, eller om initiativet bör hanteras inom ramen för ett redan pågående ärende. Förvaltningen får också möjlighet att bedöma hur mycket tid som förvaltningen behöver för eventuell vidare utredning eller genomförande av initiativet.
I de fall där iniativärenden medför kostnader ska finansiering för genomförande redovisas i underlaget från förvaltningen till Kommunstyrelsen.
Steg 2) När ärendet kommer tillbaka till Kommunstyrelsen efter förvaltningens beredning, kan Kommunstyrelsen fatta beslut enligt något av nedan alternativ. Förvaltningens förslag till beslut ska också vara enligt något av dessa alternativ.
- Kommunstyrelsen beslutar att bifalla initiativärendet och formulerar uppdrag till förvaltningen.
- Kommunstyrelsen beslutar att avslå initiativärendet.
- Kommunstyrelsen beslutar att lämna initiativärendet utan åtgärd. Motiven till detta kan vara flera, till exempel att det som berörs av initiativet redan är ett åtgärdat och avslutat ärende eller att frågan som initiativet gäller inte bedöms vara inom nämndens ansvarsområde.
- Kommunstyrelsen beslutar att initiativärendet ska behandlas inom ramen för ett redan pågående ärende. Det ska framgå vilket ärende det gäller, exempelvis referens till nämndens diarienummer, sammanträdesdatum och paragraf-nummer.
Protokollföring
Varje enskilt initiativärende hanteras som ett eget ärende och tas upp som en egen paragraf i protokollet. Av protokollet ska det även framgå vilka ledamöter som har väckt ärendet.
I protokollet redovisas endast namn på de ledamöter, inkluderat tjänstgörande ersättare, som formellt har väckt ärendet i nämnden. Det betyder att i de fall initiativärenden har skrivits under även med ersättares namn, ska ersättarnas namn inte anges i protokollet, såvida de inte varit tjänstgörande på sammanträdet och delaktiga när ärendet väcktes. Avvisade ärenden protokollförs ej.
Uppföljning och revidering
Riktlinjen ses över vid behov samt vid varje ny mandatperiod för att sätta ramarna för det politiska arbetet i Kommunstyrelsen. I övrigt gäller riktlinjen tills vidare.