Digitaliseringsstrategi

1. Inledning

Arvika kommun har fattat beslut om ny version som beskriver vårt förhållningssätt.

I Arvika är ett hållbart samhälle en självklarhet. Ett samhälle där vi tillsammans tar ansvar för vår natur, våra resurser, vår omgivning och varandra på ett långsiktigt sätt. Vi skapar utrymme för de lokala krafterna och den kreativitet och innovation som finns både i det stora och det lilla. Vi vågar sikta högt, testa oss fram och lära av varandra. Vi uppmuntrar den drivkraft som får saker att hända och inspirerar till livslångt lärande och strävar efter att vara goda förebilder för varandra, för våra barn och för vår omvärld.

I alla dessa delar ger en ökad hållbar digitalisering oss förutsättningar för att lyckas.

Denna strategi gäller för hela Arvika kommun med dess bolag; alla anställda, förtroendevalda och andra som har behörighet att använda kommunernas IT-resurser.

2. Bakgrund

Regeringen har i sin digitaliseringsstrategi det övergripande målet att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Digitalt kompetenta och trygga människor har möjlighet att driva innovation där målmedveten ledning och infrastruktur är viktiga förutsättningar. För att nå det övergripande målet sätts fem delmål upp om

• digital kompetens
• digital trygghet
• digital innovation
• digital ledning
• digital infrastruktur

Delmålen förklarar hur digitalisering ska kunna bidra till en positiv samhällsutveckling.¹

Sveriges kommuner och regioner (SKR) beskriver digitaliseringen genom följande fem områden; Arkitektur, Säkerhet, Ledning, Styrning och organisation.

Med Arkitektur och säkerhet menas att gemensamma ramverk för arkitektur och säkerhet ska användas vid utveckling och förvaltning av digitala välfärdstjänster för att skapa en gemensam grund och stärka samverkan.

Det systematiska informationssäkerhetsarbete, säker informationshantering och säkert informationsutbyte är en förutsättning för att bibehålla och stärka tilliten till digitala välfärdstjänster.

Punkterna Ledning, styrning och organisation beskrivs som att ledarskapet har en viktig roll i den digitala förnyelsen. Nya tider förutsätter både ny styrning och nya grepp för att säkra att rätt initiativ tas.

Ledarskapet ska skapa förutsättningar att nyttja digitaliseringen för att utveckla verksamheten. I det ingår bland annat att öka effektiviteten och att arbeta systematiskt med innovation. Det kräver ett krafttag inom styrningen.

För att nå god effekt i det interna arbetet så behöver organisationen också se över andra förutsättningar så som extern samarbetsförmåga, kompetensbilden, förändringskulturen, nyttorealiseringen och lagstiftningen.²

Omställningen till ett hållbart digitaliserat samhälle med en väl fungerande digital infrastruktur är en förutsättning för att möta dagens och framtidens samhällsutmaningar.

¹För ett hållbart digitaliserat Sverige - en digitaliseringsstrategi - Regeringen.se.

²Digitalisering - SKR.se

3. Syfte och mål

Digitaliseringen är en av de enskilt största förändringsfaktorerna i modern tid och påverkar alla delar av samhället. Digitaliseringen innebär ett annat sätt att fördela och prioritera resurser och investeringar. Den främsta nyttan är att de resurser vi har nyttjas på ett smartare och mer effektivt sätt och är inte nödvändigtvis en ekonomisk besparing.

Digitalisering är ett verktyg för att ge ökade möjligheter till interaktivitet, kommunikation och demokratisering för att skapa ett hållbart samhälle och öka nyttan för invånare, personal och beslutsfattare. Digitalisering är en grundförutsättning för att skapa ett hållbart välfärdssamhälle, det är dock inte ett mål i sig.

Medarbetare i offentligt finansierad verksamhet kan genom digitalisering få en bättre arbetsmiljö, där fler har åtkomst till bästa tillgängliga information och kan en större del av sin arbetstid jobba med mer invånarnära, värdeskapande och kvalificerade frågor.

Arvika kommun skall möta välfärdens utmaningar genom att utmana befintliga strukturer och arbetssätt, använda data som en strategisk resurs och kraften i ny teknologi. Digitalisering handlar dessutom om tvärorganisatorisk verksamhetsutveckling där vi drar nytta av modern informations- och kommunikationsteknik. Främst genom automation, AI, IoT och e-tjänster, där dessa interagerar med varandra, kombinerat med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.

För att klara välfärdens framtida utmaningar, så som förändringar av demografin och ökad brist på arbetskraft, krävs att vi jobbar smartare med stöd av digitala lösningar. Digitaliseringen möjliggör också att arbetet organiseras på andra sätt och kan utföras på andra platser än de som hitintills varit det normala.

4. Strategiska mål och strategier för att nå dem

I Arvika har vi vår digitala utgångspunkt i regeringens mål för digitaliseringspolitiken samt SKRs strategier för digital utveckling. Gemensamt för både regeringens och SKRs styrdokument inom digitalisering är att såväl kompetens och ledning som säkerhet och infrastruktur anges som förutsättningar för att skapa en lyckad digitalisering.

Utifrån detta har vi tagit fram de strategiska målen som vi jobbar mot, samt strategierna för att ta oss dit, väl förankrade i vår vision och den strategiska planen.

Digitalt först

En grundläggande princip för att få en kommun som lever upp till medborgares, organisationers och företags förväntningar i ett alltmer digitaliserat samhälle, är att vi tänker digitalt först. Det betyder att vi prioritera och tänka digital service i första hand. De digitala tjänsterna måste vara tillgängliga utifrån våra invånares behov.Våra strategier för att nå målet

• Vi ser digitala lösningar som det naturliga valet, vilket betyder att vi i alla lägen ska söka en digital lösning med så hög automatiseringsgrad som möjligt och erbjuda personlig service där det behövs.
• I Arvika ska relevant, målmedveten och rättssäker effektivisering och kvalitetsutveckling ske genom digitalisering.

Vårt ledarskap och organisation ska främja förnyelse och utveckling i en digital tid

För att se till att utveckling i en digital tid skapar den nytta som vi planerat för är ledarskap, styrning och organisation grundläggande. Ledarskapet har en avgörande betydelse för att balansera effektivitet, produktivitet och innovation och i att driva förändringsarbete där den digitala tekniken nyttjas.Våra strategier för att nå målet:

• Våra ledare och chefer ska uppmuntra nytänkande och samarbete för att utveckla en innovationsfrämjande kultur.
• Utvecklings- och digitaliseringsfrågorna ska utgå från verksamhetens vision, mål och önskade resultat.
• Politiskt ledarskap ska skapa en säker och robust digitalisering som människor känner tillit till. Politiskt ledarskap behövs för att samordna utvecklingsarbete, genom strategier och målsättningar och att skapa förutsättningar inom områden där digitalisering inte används fullt ut.n digital utveckling inom hela utbildningsområdet från förskola till vuxet lärande.
  

Medborgare ges möjlighet att leva och verka i ett digitaliserat samhälle

För att alla ska kunna ta del av och verka i ett digitaliserat samhälle behöver vi säkerställa digitala kunskaper och färdigheter hos våra invånare. I Arvika ska alla kunna utveckla och använda sin digitala kompetens. Förutom digital kompetens är trygghet och tillgänglighet viktiga faktorer för digital delaktighet.

Våra strategier för att nå målet

• Vi ska minska de digitala generationsklyftorna och främja det digitala innanförskapet.
• Våra digitala lösningar skall vara tillgängliga för alla oberoende av förutsättningar.
• I takt med digitalisering erbjuder vi utbildningar och stöd för att kunna nyttja tjänsterna.
• Vi genomför en digital utveckling inom hela utbildningsområdet från förskola till vuxet lärande.
• Vi skall verka för att det digitala samhället genomsyras av ett demokratiskt synsätt och att alla ska känna en grundtrygghet i den digitala samhällsutvecklingen. Alla ska våga lita på digitala tjänster och både vilja och kunna bidra till användningen av dessa.

Vi har en hög tillgänglighet och erbjuder smart service som är effektiv, ändamålsenlig och enkel att använda och ta till sig

Våra strategier för att nå målet

• Vi utgår ifrån medborgarnas livshändelser och låter deras behov och nytta vara styrande.
• Genom kommunens e-tjänster skapas nytta, ges en högre grad av effektivitet och produktivitet samt förenklas vardagen för både privatpersoner och företag.
• Vi har tydliga och enkla kommunikationsvägar in till kommunen och dess verksamheter.
• Vi har effektiva och interaktiva e-tjänster som är integrerade med våra verksamhetssystem, där våra medborgare enkelt kan följa flödet av ett ärende.
• Vi skall eftersträva automatiserade e-tjänster som kan leverera svar och beslut utan handläggning av en tjänsteperson. Detta kortar handläggningstider, säkrar likvärdig bedömning och effektiviserar arbetet.
• Genom nya tekniker skapa bättre förutsättningar för våra medborgare att tillgodogöra sig information.

Vi erbjuder våra medarbetare en tillgänglig, smart och ändamålsenlig digital arbetsplats för att arbetet ska bli enklare och kunna genomföras effektivare

För att klara välfärdens framtida utmaningar, så som förändringar av demografin och ökad brist på arbetskraft, krävs att vi jobbar smartare med stöd av digitala lösningar. Digitaliseringen möjliggör också att arbetet organiseras på andra sätt och kan utföras på andra platser än de som hitintills varit det normala.

Våra strategier för att nå målet

• Vi erbjuder en arbetsplats där våra medarbetare ges ökad kunskap om digitala lösningar som en möjliggörare inom sin verksamhet.
• Vi ser till att våra medarbetare har tillgång till relevanta digitala verktyg för att genomföra sina arbetsuppgifter.
• Riktlinjer finns för att de digitala enheter som används i arbetet hålls uppdaterade och byts ut med regelbundenhet.
• Vi tillhandhåller verktyg som möjliggör säkra digitala möten; internt och externt.
• Vi tillhandhåller verktyg som möjliggör att skicka säker e-post.
• Vår digitala arbetsplats ska göra det enkelt och effektivt att jobba tillsammans både internt och externt.
• Vi erbjuder våra medarbetare kompetensutveckling för att de ska kunna dra nytta av nya digitala lösningar.
• Vi drar nytta av ny teknik för att skapa smartare lösningar med våra verksamhetssystem, genom att använda IoT, sensorer, AI (Artificial Intelligence ), robotar och VR (Virtual Reality).

Vi erbjuder tillgängliga tjänster genom smart och tillgänglig infrastruktur

Våra strategier för att nå målet

• Vi möjliggör för hushåll och företag i hela Arvika att ha tillgång till infrastruktur som tillåter snabbt bredband, stabila mobila tjänster och som stödjer digitalisering. För ett modernt samhällsbygge är infrastruktur en förutsättning och digitalisering är beroende av en fungerande infrastruktur.
  Offentlig information finns lätt tillgängligt digitalt och är skrivet på ett enkelt, förståbart och ändamålsenligt sätt.

Vi är en hållbar kommun med miljö- och klimatfrågorna i fokus

Våra strategier för att nå målet

• Vi möjliggör för säkra digitala mötesplatser, internt och externt.
• Vi ska prioritera digitala möten och utbildningar i stället för att resa och delta på plats.
• Vi ska prioritera nya klimatsmarta digitala lösningar.
• Vi ska tillhandahålla bra e-tjänster som skapar förutsättningar för medborgare att utföra alla sina ärenden digitalt.
• Genom att använda smarta digitala lösningar, så som robotar, sensorer och IoT, inom verksamheterna så kan resandet minska.
• Genom att använda sensorer tillsammans med AI kan man skapa förutsättningar för minskad energiförbrukning.

Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra gemensamma resurser på ett ansvarsfullt och långsiktigt sätt

Våra strategier för att nå målet

• Vi tar tillvara de tekniska lösningar som gör det möjligt för oss att erbjuda våra medborgare ett mervärde.
• Genom effektiva, digitala lösningar tryggas välfärden.
• Möjligheterna med robotteknik och AI (Artificiell Intelligens) tas tillvara för att effektivisera processer.
• Både personella och ekonomiska resurser prioriteras för digitalisering.

5. Ansvar och organisation

Kommunfullmäktige fastställer strategin för digitalisering som ska gälla för Arvika kommun.

Nämnd, utskott och bolagsstyrelser är utifrån denna strategi ansvarig för digitalisering inom sitt verksamhetsområde och att respektive verksamhetsplan stödjer strategin för digitalisering.

Alla medarbetare har ett ansvar för att följa uppställda styrdokument. Det samma gäller när tillfällig personal eller extern aktör/ uppdragstagare anlitas.

5. Uppföljning och revidering

Strategin för digitaliseringen ska revideras var tredje år eller vid behov. I samband med revideringen ska verksamheternas tillhörande verksamhets- och handlingsplaner revideras på motsvarande sätt.