Besvarande av inkomna enkäter
- Startsida
- Kommun och politik
- Planer och styrande dokument
- Författningssamling
- Interna riktlinjer
- Besvarande av inkomna enkäter
Beslutad av: Kommunstyrelsen
Giltlighetsperiod: 2024-2028
1. Inledning
Denna riktlinje gäller för hela Arvika kommun med dess bolag.
Kommunen får varje år en stor mängd enkäter och olika uppgiftsinsamlingar från statliga myndigheter och andra aktörer. För att begränsa och underlätta uppgiftsbördan har en riktlinje tagits fram.
2. Syfte och mål
För en del av de inkommande enkäter är grunden uppgiftsplikt och det är då obligatoriskt att besvara. Andra enkäter som inkommer är det frivilligt att besvara.
Vissa enkäter berör flera verksamheter och det tar resurser i anspråk att samordna och hantera detta. För att begränsa och underlätta uppgiftsbördan har denna riktlinje tagits fram
3. Riktlinje
Enkäter som är obligatoriska att svara på ska diarieföras likaså svaret på enkäten.
De enkäter där det är frivilligt att besvara är rådet från SKR att om svaren riskerar att ge en missvisande bild av verksamheten ska enkäten inte besvaras.
För att förtydliga hur olika typer av enkäter ska hanteras har en matris tagits fram.
4. Ansvar och organisation
Kommunstyrelsen fastställer riktlinjen för besvarande av inkomna enkäter.
Varje nämnd och bolagsstyrelse är, utifrån denna riktlinje ansvarig för att följa riktlinjen inom sitt verksamhetsområde.
Alla medarbetare har ett ansvar för att följa riktlinjen. Det samma gäller när tillfällig personal eller extern aktör/ uppdragstagare anlitas.
5. Matris gällande hantering av inkomna enkäter
Typ av enkät | Hantering | Ansvar |
Enkät från myndigheter | Besvaras alltid. I det fall enkäten berör flera olika verksamheter ska svaret samordnas mellan respektive verksamhetsledning. Om enkäten endast berör en verksamhet samordnas svaret inom berörd verksamhet. | Verksamhetsledningen ansvarar ytterst för att enkäten besvaras. |
Enkät från media | Besvaras alltid. I det fall enkäten berör flera olika verksamheter ska svaret samordnas mellan respektive verksamhetsledning. Om enkäten endast berör en verksamhet samordnas svaret inom berörd verksamhet. | Verksamhetsledningen ansvarar ytterst för att enkäten besvaras.
Kommunikationsfunktionen meddelas för att vara förberedd på eventuell mediabevakning. |
Enkäter från intresseorganisationer som kommunen har samarbetsavtal med eller företag som kommunen har upphandlat en tjänst eller vara av
| Besvaras endast i det fall enkäten inte är för omfattande och tar mycket tid i anspråk från ordinarie verksamhet. Bedöms i varje enskilt fall | Berörd chef (den chef som har närmsta linjeansvar för sakfrågan) ansvarar för att bedöma vikten av att svara på enkäten i relation till tidsåtgången. |
Enkäter i forskningssyfte, oberoende av vem som är avsändare | Besvaras endast i det fall enkäten inte är för omfattande och tar mycket tid i anspråk från ordinarie verksamhet. Bedöms i varje enskilt fall. | Berörd chef ansvarar för att bedöma vikten av att svara på enkäten i relation till tidsåtgången |
Enkäter från andra organisationer | Besvaras endast i undantagsfall då kommunens medverkan eller omständigheterna för enkäten anses särskild angelägna för kommunens intressen. | Berörd chef har det yttersta ansvaret att bedöma om svar ska skickas. |
Enkäter från företag | Besvaras endast i undantagsfall då kommunens medverkan eller omständigheterna för enkäten anses särskild angelägna för kommunens intressen. | Berörd chef har det yttersta ansvaret att bedöma om svar ska skickas. |
Enkät från studenter | Besvaras med återhållsamhet och med hänsyn tagen till området och kommunens intressen. | Berörd chef har det yttersta ansvaret att bedöma om svar ska skickas. |