Diarium, allmän handling

Här får du veta hur kommunen hanterar handlingar och hur du gör för att ta del av handlingar.

Allmän handling

Alla handlingar som kommer in till, förvaras hos eller skapas av kommunen är allmänna. En handling kan till exempel vara brev, protokoll, e-post, film eller ljudinspelning. En handling är allmän, även om den är adresserad till en enskild tjänsteman, om det gäller en fråga som ska hanteras av kommunen.

Diarium

Enligt svensk lag måste kommunen registrera allmänna handlingar som kommer till eller skapas hos kommunen. Registret kallas för diarium och är en förteckning över de ärenden och handlingar som kommunen hanterar. En del handlingar, till exempel ekonomihandlingar, hålls systematiskt ordnade utanför diariet.

Diariet ska visa

• datum när handlingen eller dokumentet kom in eller skapades
• diarienummer eller annan beteckning
• vem handlingen har kommit från
• en kort beskrivning vad dokumentet handlar om.
  

Sök i e-diariet

Du kan söka i kommunens e-diarium efter handlingar.

• Sök i e-diariet

Offentliga eller sekretessbelagda handlingar

Offentlighetsprincipen är en del av tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. Du har rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar. De handlingar eller uppgifter som faller under offentlighets- och sekretesslagstiftningen kommer att vara maskade när de lämnas ut alternativt kommer inte att kunna lämnas ut.

Hur hanterar Arvika kommun allmänna handlingar?

I kommunens "Riktlinje för Arvika kommun och dess bolags ärende- och dokumenthantering" (Ärendehandboken) finns mer information kring våra rutiner för allmänna handlingar och om hur diariet fungerar.

Arbetet styrs av lagar och riktlinjer, till exempel offentlighets- och sekretesslagens regler om hur en kommun ska registrera och hantera allmänna handlngar och tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. Eftersom diariet kan innehålla uppgifter om enskilda personer så gäller också dataskyddsförordningen (GDPR).

När du korresponderar med tjänstemän och politiker bör du känna till att:

• All din egen korrespondens med kommunen (brev, e-post och så vidare) också blir en allmän handling som kan läsas av andra.
  
• Om du har skickat en handling till kommunen kan du inte ångra dig eller begära att få tillbaka handlingen.
• Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

• Riktlinje för ärende- och dokumenthantering

Ta del av en handling - begära ut allmän handling

Den som vill ta del av en allmän handling kan göra det utan avgift genom att läsa den på stället (hos det kontor eller verksamhet som handlägger ärendet) och sedan lämna tillbaka den.

Du kan också be om en kopia att få med dig eller ringa eller e-posta för att få en handling skickad till dig. I dessa fall tar kommunen ut en avgift. Mer information om akuella avgifter finns i Taxa för allmän handling.

Utlämnande av handlingar via e-post görs från varje verksamhets funktionsbrevlåda. Om du inte vet vilken verksamhet som hanterar ditt ärende, e-postar du din begäran till arvika.kommun@arvika.se. Annars kontaktar du någon av verksamheterna nedan.

• Taxa för allmän handling

E-postadresser för att begära ut handlingar