Ekonomiska transaktioner

1. Inledning

Denna riktlinje gäller för kommunens och de kommunala bolagens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive av kommunen förvaltade stiftelser.

Riktlinjerna för attest av ekonomiska transaktioner beskriver översiktligt hur och på vilket sätt kommunens och de kommunala bolagens ekonomiska transaktioner ska kontrolleras. Dokumentet grundar sig på reglering i lagen om kommunal bokföring och redovisning, kommunallagen och god redovisningssed. Riktlinjerna samspelar med tillhörande tillämpningsanvisningar, kommunens riktlinjer för intern kontroll och samtliga nämnders delegationsordningar.

Enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning avses med begreppet verifikation, de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Med ekonomisk händelse avses alla förändringar i storlek och sammansättning av kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med omvärlden, så som in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt åtgärder och transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek och sammansättning. En intern transaktion är en ekonomisk händelse som inte påverkar kommunens förmögenhet. En justering i bokföringen kan t.e.x. vara rättelser eller bokslutstransaktioner.

För placering av kommunens likvida medel gäller förutom denna riktlinje även kommunens
finanspolicy.

Upphandling och inköp regleras i kommunens upphandlingspolicy.

2. Syfte och mål

Syftet med riktlinjen är att ange regler för kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt. Riktlinjen ingår som en del i kommunens internkontroll. Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel.

3. Ansvar och organisation

Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning, kontroll av efterlevnad och utvärdering av denna riktlinje.

Attestanternas ansvar är att tillämpa riktlinjerna med tillhörande tillämpningsanvisningar samt att när brister uppstår rapportera dessa till närmast överordnade chef. I uppgiften att vara attestant ska även ingå ett ansvar att skaffa sig den insikt och kunskap som krävs för uppgiften. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattest innebär att behörig person genom sin signatur, som även innefattar elektronisk signatur, intygar att fastställda kontroller och attester har genomförts och ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske.

4. Attest

För varje transaktion ska det finnas två attester. Alla verifikationer ska attesteras av en mottagningsattestant och en beslutsattestant. En person får aldrig ensam attestera en verifikation.Handläggare inom ekonomiavdelningen äger rätt att attestera vissa bokföringstransaktioner som inte genererar ut- eller inbetalningar. Dessa kan t.ex. vara rättelser, kostnadsfördelningar, periodiseringar och bokföring av inbetalningar.

Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska utföra alla kontrollmoment från beställning till utbetalning. För poster som inte genererar ut- eller inbetalningar som exempelvis fördelningar, bokföringsorder och internfakturor kan det för att underlätta hanteringen räcka med beslutsattest.

Handläggare inom ekonomiavdelningen äger rätt att attestera vissa bokföringstransaktioner som inte genererar ut- eller inbetalningar. Dessa kan t.ex. vara rättelser, kostnadsfördelningar, periodiseringar och bokföring av inbetalningar.

5. Kontrollmoment

Den som utför en kontroll ska ha tillräcklig kunskap för uppgiften. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna.

Följande kontroll- och attestmoment ska i tillämpliga fall utföras.

• Prestation och kvalitet, kontroll att vara eller tjänst har mottagits eller levererats och håller avtalad kvalitet.
• Pris och villkor, kontroll av pris, betalnings- och leveransvillkor mot avtal, beställning, taxa, bidragsregler eller motsvarande.
• Beslut, kontroll att behöriga beslut finns och att medel finns budgeterat.
• Behörighet, kontroll att nödvändiga attester har utförts av behöriga personer.
• Kontering, kontroll att konteringen är korrekt.
• Formalia, kontroll att verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning och god redovisningssed.

Kontrollrutinen ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas.

• Ansvarsfördelning, ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en ekonomisk transaktion från början till slut.
• Kompetens, den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften.
• Integritet, den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade.
• Jäv/egna kostnader, den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller uppgifter av personlig karaktär. Detta gäller också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen.
• Dokumentation, vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt.
• Kontrollordning, de olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.

6. Periodiskt återkommande händelser

Periodiskt återkommande ekonomiska händelser, så som till exempel hyror, el, vatten med mera som baseras på långsiktiga avtal, får engångsattesteras i elektroniskt arbetsflöde.

Fakturan ska baseras på ett ingånget avtal och inga avvikelser från den regelbundet återkommande fakturan får föreligga om det inte regleras enligt avtalet.

Styrregler sätts upp i systemet utifrån avtalet. Internkontrollen säkras genom att transaktioner med avvikelser från uppsatta regler fångas upp, hanteras och kontrolleras manuellt. De periodiska fakturorna kan därför i normalfallet attesteras en gång för att därefter gå igenom fakturahanteringssystemet utan vidare manuell åtgärd.

7. Tillämpningsanvisningar

Verksamhetschefen utser attestansvariga och ersättare för dessa samt svarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda attestansvariga. Vid förändringar av attestförteckning under löpande budgetår, ska ekonomiavdelningen meddelas omgående.

En förteckning över aktuella beslutsattestanter i varje förvaltning ska lämnas till ekonomiavdelningen inför varje budgetår. Förteckningen ska omfatta beslutsattestantens ansvarsnummer med förklarande text om vilket kostnadsställe ansvaret omfattar. Beslutsattestants befattning, namn samt beloppsgräns ska framgå. Förteckningen ska göras i en speciellt utformad blankett. Kommundirektör och biträdande kommundirektör har möjlighet att attestera alla ansvar i kommunen.

För varje beslutsattestant ska en ersättare vara angiven i attestförteckningen. Ersättare träder in då ordinarie attestant inte är tillgänglig.
För kontroll av de manuella attesteringar som förekommer, behöver ekonomiavdelningen namnteckningsprov på alla beslutsattestanter och ersättare. En särskild blankett för namnteckning ska användas.

Den som utses som ersättare eller mottagningsattestant bör ha god insikt om verksamheten eller projektet. Verksamhetschefen ansvarar för att varje attestant har tillräcklig insikt och kunskap om uppgiften.

Mottagningsattest avser kontroll av att vara eller tjänst har mottagits. Mottagningsattestanten intygar att kommunen tillgodogjorts det som beställts, att leverans har skett eller att prestationen har utförts.

Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett, att beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för att konteringen är riktig och sker enligt god redovisningssed, rätt momsavdrag görs, betalningen sker i rätt tid samt att kostnaden ryms inom budget. Med kontroll av att betalningsvillkoren är korrekta menas att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Besluts- och mottagningsattestant ska inte vara samma person.

Beslutsattest eller registrering av handling får inte verkställas av den som själv ska ta emot betalning eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Händelser som avses är in- och utbetalningar som till exempel, reseräkningar, ersättning för utlägg, lön, mobiltelefonräkningar, representation och transaktioner med företag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå.

I de fall fakturan gäller beslutsattestanten själv ska fakturan beslutsattesteras av överordnad chef. Underordnad personal ska inte beslutsattestera överordnads utlägg och liknande. När det gäller kommundirektör ska Kommunstyrelsens ordförande attestera fakturan.

För resor, inkvartering, kurser och konferenser samt representation inklusive intern representation ska deltagare och ändamål framgå på fakturan. Vid extern representation ska även deltagande personers organisationstillhörighet anges.

8. Tillsyn av den interna kontrollen

Utifrån ovanstående ska kompletterande tillsyn av den interna kontrollen ske enligt särskild tillsynsplan. Kontrollen bör koncentreras där stor risk och väsentliga belopp finns. Kommunstyrelsen ansvarar för upprättande av tillsynsplan och kontroll. Om reglerna eller intentionerna i denna riktlinje inte efterlevs, ska Kommundirektören informeras. Vid brister i efterlevnad kan befogenheten att beslutsattestera ekonomiska transaktioner tas bort.