Ägarpolicy för de helägda kommunala bolagen

Antagen av Kommunfullmäktige den 25 november 2019, § 238.


Inledning

I enlighet med bestämmelserna i 3:11 och 10:2-6 kommunallagen har Arvika kommun valt att bedriva viss kommunal verksamhet i aktiebolagsform. Sedan 1996 är bolagen inordnade i en koncern.

Denna ägarpolicy reglerar förhållandet mellan kommunen och dess bolag. Ägarpolicyn syftar till effektivisering av den kommunala verksamheten som bedrivs i bolagsform. Med ägarpolicyn som utgångspunkt kan individuella ägardirektiv, resultatkrav, mm, formuleras för vart och ett av bolagen. Skälen härtill är att bolagen arbetar i olika branscher varför syften, mål, marknadsförutsättningar, resultatkrav mm varierar mellan bolagen.

Bolagens verksamhet bygger på förverkligandet av visionen för Arvika kommun och på de kärnvärden som ska genomsyra all verksamhet inom kommunens förvaltning och bolag:

  • medborgarfokus
  • stolthet
  • resultatinriktning
  • öppenhet
  • förnyelse

Roller

1. Bolagen som kommunala organ

Bolagen ingår som organ i den kommunala organisationen. Bolagen ska därför bedriva sin verksamhet så att de långsiktigt bidrar till arbetet att främja utveckling och tillväxt i kommunen. Det innebär bland annat att bolagen ska arbeta för att förverkliga kommunens vision och strategiska mål.

Bolagen ägs av moderbolaget och står i sin verksamhet under uppsikt av moderbolaget som ägare och av kommunstyrelsen enligt kommunallagen, 6:1.

Väsentligt är att, vid användandet av bolag som organisationsform, de demokratiska värdena beaktas. Ett sätt att verka för detta är att skapa en organisation där kommunens överordnade roll är tydligt markerad. Kommunen förutsätts också utöva en faktisk och engagerad ledning och kontroll gentemot de kommunala bolagen. En relation av detta slag till de kommunala bolagen kommer också till uttryck i KL.

Bolagens verksamhet och förhållande till kommunen regleras förutom genom lag och författning genom

  • bolagsordning
  • ägarpolicy
  • ägardirektiv
  • eventuella tilläggsdirektiv utfärdade av kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller moderbolag

I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten skall dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning.

2. Moderbolagets styrfunktion

Arvika Stadshus AB är moderbolag i den kommunala bolagskoncernen. Moderbolaget utövar kommunens styrfunktion över dotterbolagen utifrån lagstiftning, bolagsordning, ägarpolicy och ägardirektiv.


3. Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6:1, i uppgift att ha uppsikt över verksamheten i bolagen. Kommunstyrelsen bereder även i förekommande fall ärenden som berör bolagen i de fall fullmäktige ska fatta beslut.

4. Kommunfullmäktiges roll

Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende

  • bildande eller förvärv av dotterbolag
  • planer på ny eller ändrad inriktning av bolagens verksamhet
  • frågor av principiell karaktär eller av större vikt

Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas fullmäktige ska samråd ske med kommunstyrelsen.

Styrning

5. Kommunen som ägare och syftet med ägandet – koncernnytta

Kommunen äger bolag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunen - koncernnytta - och medborgarna.

Syftet med att driva verksamheterna i bolagsform är att åstadkomma en effektiv verksamhet till gagn för dem som nyttjar bolagens tjänster och för att stärka förutsättningarna att uppfylla ändamålet med verksamheten. Bolagen ska i sin verksamhet dock ta hänsyn till den samlade effekten för den kommunala organisationen som helhet för att åstadkomma största möjliga koncernnytta. Moderbolaget och bolagen ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser helhetsintresset.

Kommunen har överlämnat ansvaret för betydande verksamheter inom kommunens ansvarsområde till de kommunala bolagen.

Bolagen ska aktivt medverka i den samlade planeringen och samhällsbyggnadsprocessen i kommunen tillsammans med kommunförvaltningen.

6. Informationsskyldighet

Bolagen ska hålla moderbolaget och kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet.

Informationsskyldigheten innefattar följande:

a) protokoll från bolagsstämma
b) protokoll från styrelsesammanträde
c) bolagens och koncernföretagens årsredovisningar
d) revisionsberättelse och granskningsrapport
e) underlag för sammanställd redovisning för kommunen, senast det datum som kommunstyrelsen bestämmer
f) investeringsplaner för företagskoncernen

Ekonomisk och verksamhetsmässig rapportering ska ske löpande enligt samma rutiner som kommunstyrelsen fastställer för kommunförvaltningen.

Vid första ordinarie KS efter styrelsemöte i Arvika Stadshus AB ska information lämnas till KS ledamöter om aktuella händelser i bolagskoncernen. Händelser av större vikt för bolagens verksamhet och ekonomi ska rapporteras omedelbart.

Vd-rapport ska bifogas protokoll i respektive styrelse. I samband med att respektive styrelse lägger fram bokslut och årsredovisning ska styrelsen även ta ställning till ändamålsenlighet för bolaget enligt kommunallagen 3:17. Styrelsens beslut ska skickas till styrelsen för Arvika Stadshus AB för ett samlat ställnings-tagande för bolagskoncernen. Kommunstyrelsen tar slutligen ställning till bolagens ändamålsenlighet enligt kommunallagen 6:1.

Bolagens ledning

7. Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen 8:46a årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete.


8. Suppleanters inträde m m

Nedanstående gäller under förutsättning att kommunfullmäktige beslutat om att suppleanter ska utses.

Suppleant inträder vid ordinarie ledamots frånvaro. För suppleants inträde i styrelsen gäller ordningen för ersättares inträde i kommunens nämnder.

Suppleant kallas in som ersättare för ordinarie ledamot, om sådan är förhindrad att närvara vid ett styrelsemöte. Om samtliga ordinarie ledamöter deltar i styrelsemötet förväntas inte suppleant göra det.

9. Instruktion för verkställande direktör

Enligt 8:29 aktiebolagslagen ska den verkställande direktören sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.

I instruktionerna ska anges de inom bolagen förekommande ärenden som, med hänsyn till arten och omfattningen av bolagens verksamhet, hänförs till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.

I instruktionerna ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla de beslut som denne har fattat. Anmälda beslut redovisas i styrelsens protokoll.

Ekonomi- och finansfrågor

10. Riktlinjer mm inom ekonomiska och finansiella området

Bolagen ska tillämpa de policys, reglementen, rutiner och riktlinjer inom det ekonomiska området som gäller för kommunförvaltningen om det inte finns skäl som talar emot detta.


11. Budget mm

Bolagen ska årligen fastställa budget och koncernbudget för de 3 närmaste räkenskapsåren.

Budgeten ska delges kommunstyrelsen enligt tidplan som upprättas av kommunstyrelsen.


12. Ekonomisk konsultation

Bolagen ska i första hand anlita kommunens ekonomifunktion för råd och stöd i ekonomiska och finansiella frågor.


13. Underlag för koncernredovisning

Bolagen ska tillhandahålla kommunen det underlag som krävs för upprättande av sammanställd redovisning enligt tidsplan som upprättas av kommunstyrelsen.

Upphandlingsfrågor

14. Riktlinjer inom upphandlingsområdet

För upphandling gäller lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om upphandling inom försörjningssektorn (LUF). Samordning och samverkan ska ske inom hela kommunala koncernen för att uppnå största koncernnytta, om det inte finns skäl som talar emot detta. Kommunens upphandlingsenhet ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom området.

Bolagen ska tillämpa de policys och riktlinjer inom inköps- och upphandlingsområdet som kommunen anger.

Personalfrågor

15. Riktlinjer mm inom det personalpolitiska området

Bolagen ska tillämpa de policys, rutiner och riktlinjer inom det personalpolitiska området som gäller för kommunförvaltningen om det inte finns skäl som talar emot detta.


16. Personalpolitisk konsultation

Bolagen ska i första hand anlita kommunens personalfunktion för råd och stöd i personalfrågor.


17. Arbetsgivarorganisation

Bolagen ska tillhöra Sobona och anlita den pensionsadministratör kommunen anger. Bolagen och kommunen ska ha samma avtalskonstruktion.


18. Pensions- och försäkringsfrågor

Samverkan och samordning ska ske vad avser pensions- och försäkringsfrågor inom hela den kommunala koncernen. Kommunens personalfunktion ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom området.

Arvoden avseende funktionärer i bolagen ska tillgodoräknas för beräkning av pensionsförmåner enligt kommunens pensionsreglementen för förtroendevalda och tjänstepersoner.

IT-frågor

19. Riktlinjer inom IT-området

Samordning och samverkan vad gäller strategiska IT-frågor ska ske inom hela kommunala koncernen. Kommunens IT-funktion ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom området.

Bolagen ska tillämpa de policys och riktlinjer inom IT-området som kommunen anger.

Övrigt

20. Revision

Revisor och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. Lekmannarevisor ska ges möjlighet att delta vid 1 till 2 styrelsemöten per år i Arvika Stadshus AB.

21. Samordning av administrativa rutiner och system

Bolagens administrativa rutiner och system ska utformas i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar i fall då kommunstyrelsen finner det vara till gagn för koncernnyttan.

22. Arkivreglemente

Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.

23. Övrigt

Bolagen ska i övrigt följa inom kommunen fastställda riktlinjer och policys i de avseenden de är tillämpliga på bolagen.

Sidansvarig:

Mattias Thorängen









Sidan uppdaterad: 2020-09-16
Kontakta oss
  • 1. Kommunledning
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Hans Karlsson
  • Kommundirektör
  • Tfn 0570-814 52