Hur en upphandling går till

Planering

Behovsanalys

Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumentet är det underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att denna sedan ska kunna lämna anbud.

Kommunens upphandlingsdokument består av:

• Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
• Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
• Avtalsmall (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
• Prislista/prismatris (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)
  
• Sanningsförsäkran alternativt ESPD (European Single Procurement Document)

Upphandlingsprocessen

Annonsering

Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras. Kanaler kan vara:

• Arvika kommuns webbplats, under rubriken "Pågående upphandlingar"
  
• hos TendSign
  
• i EU:s annonsorgan "Official journal/TED" (vid högre belopp)

Anbud

Alla inkommande anbud registreras. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två personer som närvarar och alltid en person från Upphandlingsfunktionen.

Uteslutning och kvalificering

Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.

Leverantörsprövning

• kommunen ska utesluta en leverantör enligt LOU kap 13 § 1 om vi fått kännedom om att leverantören är dömd för brott.
  
• kommunen får även utesluta en leverantör som är föremål för konkurs, inte fullgjort sina åligganden avseende skatt och så vidare enligt LOU kap 13 § 2 samt § 3 missförhållande i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet.
  
• slutligen kontrolleras att de övriga krav kommuneni ställt på leverantören är uppfyllda till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat och så vidare.
  

Anbudsprövning

Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.

Utvärdering

Det finns följande utvärderingsgrunder;

• bästa förhållande mellan pris och kvalitet,
• kostnad, eller
• pris
  

Om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet välj som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I anbudsinbjudan framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen. Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning

När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumenten. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Avtalsdatabas

Vill du veta mera om kommunens nuvarande avtal hittar du dem i avtalsdatabasen.

• Avtalsdatabas Länk till annan webbplats.

Avtalsperiod

Leverans

Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens sida och leverantörens sida.