Hur en upphandling går till

Här får du veta hur en upphandling går till, från planering till beslut.

Planering

Behovsanalys

Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumentet är det underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att denna sedan ska kunna lämna anbud.

Kommunens upphandlingsdokument består av:

  • Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
  • Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
  • Avtalsmall (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
  • Prislista/prismatris (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)
  • Sanningsförsäkran alternativt ESPD (European Single Procurement Document)

Tips för dig som lämnar anbud

Ansök om ett konto

Ansök om ett konto hos TendSign för att lämna ett elektroniskt anbud. Det finns konton för enstaka upphandlingar som är gratis. Ett elektroniskt anbud underlättar hanteringen och ger en effektivare och säkrare process.

Börja arbeta i god tid

Beställ upphandlingsdokumenten i god tid, det tar tid att gå igenom det. Läs upphandlingsdokumenten noggrant, markera ska-krav och vad som efterfrågas.

Begärd information

För att anbudet ska bli komplett vid inlämning krävs att samtliga handlingar är bifogade. Beställ därför eventuella intyg eller andra dokument som ska bifogas anbudet i god tid. Kontrollera att den information som begärts finns med i ditt anbudssvar.

Utformning av anbudet

Utforma anbudet enligt anvisning i upphandlingsdokumenten. Elektroniskt anbud via TendSign gör det säkrare att inget missas i ditt anbud.

Frågor

Alla frågor ska ställas via vårt upphandlingsprogram TendSign och alla svar publiceras samtidigt till alla anbudsgivare via TendSign. Tänk på att fråga i god tid. I upphandlingsdokumenten finns ett sista datum för att ställa frågor.

Krav och villkor

Tänk igenom så att ni verkligen kan leva upp till alla angivna "ska-krav" och att ni accepterar de angivna avtalsvillkoren.

Sista datum för anbudssvar

Lämna alltid in anbuden i god tid! Du som anbudsgivare är ansvarig för att anbudet kommer fram senast sista anbudsdag. Vi kan aldrig hantera ett för sent inkommet anbud, utan måste förkasta anbudet.

Du kan jobba med anbudet i TendSign fram till kl 23.59 sista anbudsdag. Du kan också lämna in anbud och ångra dig hur många gånger som helst framtill kl 23.59, men tänk på att supporten stänger kl 17.

Upphandlingsprocessen

Annonsering

Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras. Kanaler kan vara:

  • Arvika kommuns webbplats, under rubriken "Pågående upphandlingar"
  • hos TendSign
  • i EU:s annonsorgan "Official journal/TED" (vid högre belopp)

Anbud

Alla inkommande anbud registreras. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två personer som närvarar och alltid en person från Upphandlingsfunktionen.

Uteslutning och kvalificering

Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.

Leverantörsprövning

  • kommunen ska utesluta en leverantör enligt LOU kap 13 § 1 om vi fått kännedom om att leverantören är dömd för brott.
  • kommunen får även utesluta en leverantör som är föremål för konkurs, inte fullgjort sina åligganden avseende skatt och så vidare enligt LOU kap 13 § 2 samt § 3 missförhållande i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet.
  • slutligen kontrolleras att de övriga krav kommuneni ställt på leverantören är uppfyllda till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat och så vidare.

Anbudsprövning

Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.

Utvärdering

Det finns följande utvärderingsgrunder;

  • bästa förhållande mellan pris och kvalitet,
  • kostnad, eller
  • pris

Om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet välj som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I anbudsinbjudan framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen. Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning

När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumenten. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Olika typer av avtal

Kommunen och de kommunala bolagen använder sig av olika typer av avtal med leverantörer.

Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan kommunen/de kommunala bolagen och en leverantör för att fastställa villkoren för beställningar/avrop under avtalstiden. Ramavtalet bör normalt inte vara längre än fyra år.

Avtal, kontrakt

Ett avtal, kontrakt med ekonomiska villkor, som ingås mellan kommunen/de kommunala bolagen och en eller flera leverantörer/entreprenörer avser leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. Avtalet/kontraktet stäcker sig längre än fyra år.

Entreprenadavtal

Ett avtal där leverantören åtar sig att utföra ett visst arbete, under en bestämd tid och för en bestämd betalning.

Avtalsdatabas

Vill du veta mera om kommunens nuvarande avtal hittar du dem i avtalsdatabasen.

Avtalsperiod

Leverans

Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens sida och leverantörens sida.

schema över upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen.

Hjälpte informationen på sidan dig?