Lyssna på sidan Lyssna

Policy för sociala medier

Antagen av Kommunfullmäktige den 26 augusti, § 175.

Inledning och syfte

Sociala medier ska ses som en integrerad del av den övergripande kommunikationen och används vid tillfällen där det är lämpligt utifrån syfte, målgrupp och budskap. Sociala medier är i första hand en plats för dialog, kommunikation, konversation och relationsskapande. De spelar också en viktig roll vid samhällsstörningar.

Kommunikationen blir som mest effektiv när webbplatser, sociala medier och andra kanaler interagerar och respektive kanals fördelar kan nyttjas för att förbättra möjligheterna att nå ut med vårt budskap. I detta utgör webbplatsen en plats för basinformation där större mängder av fakta kan struktureras/göra sökbara. Allmänna nyheter eller störningsinformation publiceras i detta syfte först på webbplatsen innan de läggs ut på sociala medier med länkningar in till webbplatsen. På detta sätt får även webbplatsen tillgång till det sociala mediets följare och möjligheter till viral spridning.

Sociala medier har i allmänhet en annan tonalitet än en officiell webbplats och bör därför också användas för mer lättsamma och personliga inlägg som till sin form inte passar på en webbplats. Det är viktigt att anpassa tonen till det forum man använder.

En förutsättning för att vårt arbete med sociala medier ska fungera optimalt är att vi väljer rätt socialt medium för vårt budskap och målgrupp och att vi hanterar våra sociala medier på ett professionellt sätt.

Förhållningssätt

Inför medverkan i sociala medier

Medverkan i sociala medier ska beslutas av verksamhetschef eller motsvarande, liksom vilka personer som har rätt att administrera sidan/kontot.

Enskild tjänsteperson ska inte etablera sida eller konto på sociala medier för att representera kommunkoncernen. Undantag kan göras om det finns ett specifikt behov av personlig kontakt med tjänstepersonen i fråga. I dessa fall ska den anställde samt den anställdes närmaste chef ha tillgång till inloggningsuppgifterna för kontot.

Innan medverkan i ett socialt medium etableras ska en analys göras kring bland annat syfte, mål, målgrupp och val av lämplig kanal.

Bloggar ska alltid drivas via någon av kommunkoncernens externa eller interna webbplatser genom webbpubliceringsverktygets bloggmodul.

Resurser för att hantera en kontinuerlig närvaro i det valda sociala mediet i ett långsiktigt perspektiv ska säkerställas. Minst två ansvariga administratörer ska avdelas för kontot, som ansvarar för att mediet hanteras på ett korrekt sätt utifrån lagar och givna riktlinjer.

Informationsenheten ska alltid kontaktas innan en sida eller ett konto startas på ett socialt medium för att bland annat säkerställa att sidan/kontot läggs upp på ett korrekt sätt utifrån interna riktlinjer och grafisk policy. Varje administratör med rättighet att administrera sidan/kontot ska delta i Informationsenhetens utbildning kring hur kommunkoncernen hanterar sociala medier, innan sidan blir aktiv.

Det ska finnas en skriftlig rutin för hanteringen av sidan/kontot, som också ska finnas tillgänglig för följarna. Här bör sidans syfte och regler klargöras. Det ska vara tydligt vilken verksamhet som ansvarar för sidan, hur man kommer i kontakt med ansvarig för att exempelvis anmäla olämpligt innehåll samt att det som publiceras blir allmän handling. Det ska också finnas en hänvisning till arvika.se/dataskydd om hur personuppgifter hanteras. (Exempel på rutin: Policy för Arvika kommuns Facebooksida.)

Alla sociala medier som kommunkoncernen medverkar i, ska listas på arvika.se.

Sidan ska registreras och hållas uppdaterad i kommunens registerförteckning DraftIt utifrån dataskyddsförordningen.

Praktiska riktlinjer finns på intranätet, bland annat kompletta checklistor inför starten av ett socialt media, administratörens ansvar och hur man praktiskt startar och hanterar en sida/konto.

Kommunikation i sociala medier

Kommunkoncernens sociala medier ska hanteras i enlighet med gällande lagar som exempelvis dataskyddsförordningen, upphovsrättslagen, offentlighet- och sekretesslagen, lagen om tillgänglighet till digital offentlig förvaltning, yttrandefrihetsgrundlagen, förvaltningslagen, lagen om elektroniska anslagstavlor, lagen om e-plikt.

Detta innebär bland annat att:

  • Bilder och filmer som publiceras på sidan ska följa dataskyddsförordningens och upphovsrättslagens föreskrifter
  • Filmer som publiceras på sidan ska som regel registreras hos Kungliga Biblioteket enligt e-pliktlagen
  • Filmer ska vara tillgänglighetsanpassade med bland annat undertexter
  • Lagstridiga inlägg inte får förekomma utan snarast ska avpubliceras. Det gäller exempelvis kränkande eller stötande uppgifter, förtal eller personangrepp, hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier, olovliga våldsskildringar eller pornografi, uppmaningar till brott, sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter.
  • Frågor och synpunkter ska besvaras så snart som möjligt utifrån förvaltningslagens serviceskyldighet. Sidan/kontot ska dagligen hållas under uppsikt.
  • Ärendehandläggning mot enskild får inte förekomma. Om inlägg/kommentar kan betraktas som del i ett ärende i övrigt ska det diarieföras.
  • Gallringsbeslut ska finnas med i gällande dokumenthanteringsplan.

Utöver tillämpliga lagar ska det sociala mediets form och innehåll också följa:

  • Rekommendationer från Sveriges Kommuner och landsting (SKL) liksom från myndigheter kring arbete med sociala medier
  • Gällande användarvillkor för det valda sociala mediet
  • Kommunkoncernens övriga policydokument, som exempelvis Kommunikationspolicy

Våra inlägg och kommentarer som exempelvis svar på frågor, publiceras alltid via administratörskontot för att ge en tydlig avsändare, aldrig via ett privat konto som avsändare. Svar på frågor undertecknas med ”Med vänlig hälsning” samt namn och verksamhet på den som ansvarar för inlägget/kommentaren.

Felanmälningar tas inte emot via sociala medier utan ska hänvisas till arvika.se/felanmalan. Allmänna synpunkter och förslag som inte innebär en direkt fråga, bör hänvisas till koncernens synpunktshantering på arvika.se/synpunkter.

Extern marknadsföring av varor, tjänster och evenemang får inte förekomma i våra sociala medier.

Politiska diskussioner hänvisas till partiernas egna informationskanaler och sociala medier.

En besökare ska informeras när ett inlägg, kommentar, bild eller annat som besökaren publicerat, raderas från det sociala mediet.

På vissa sociala medier går det att rekommendera eller gilla andras sidor. Välj aldrig sidor utifrån personlig smak utan sidor som har med verksamheten att göra, helst sidor inom övriga kommunkoncernen.

På intranätet finns mer praktiska riktlinjer, bland annat kring språk och tilltal samt om att rensa, diarieföra, gallra och arkivera.

Sponsrade inlägg/annonser

I vissa sociala medier finns möjligheter till marknadsföring via betalda inlägg/annonser, exempelvis rekryteringannonsering. Informationsenheten ansvarar för denna hantering när det gäller kommunens officiella facebooksida. Varje verksamhet interndebiteras i efterhand för sådana annonskampanjer.

I övrigt ansvarar varje verksamhet själv för hanteringen av eventuella sponsrade inlägg/annonser i sina egna sociala medier.

Ansvar och uppföljning

Kommunfullmäktige fastställer Policyn för sociala medier.

Kommunledningsstabens Informationsenhet ansvarar för Policyn för sociala medier, liksom för att praktiska riktlinjer för arbete med sociala medier löpande uppdateras på intranätet. Informationsenheten är stödjande resurs i frågor kring sociala medier.

För kommunövergripande sidor/konton på sociala medier ansvarar Personalstaben (LinkedIn samt Instagramkontot för presentation av kommunens verksamheter) samt Informationsenheten (Facebook, Twitter samt övriga).

I övrigt ansvarar varje verksamhet för sin egen närvaro i sociala medier och för sina egna sociala medier.

Privat användning av sociala medier

Personalstaben har fastställt riktlinjer som gäller privat användning av sociala medier. Mer information finns på intranätet.

 

 

Bilaga: Exempel på facebookpolicy (hämtad från facebook.com/arvikakommun)

Välkommen till Arvika kommuns officiella Facebooksida med bland annat nyheter och lediga jobb från webbplatsen www.arvika.se. Vi svarar på dina frågor mån-fre kl 7.30-16.00 och vår ambition är att du ska få ett svar inom 24 timmar.

Du kan också ringa kommunens växel, tfn 0570-816 00 eller lämna synpunkter via arvika.se/synpunkter.
Felanmälningar tas emot på arvika.se/felanmalan.

Tänk på att Arvika kommuns Facebooksida inte får innehålla;

• kränkande eller stötande uppgifter, förtal eller personangrepp
• hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• olovliga våldsskildringar eller pornografi
• uppmaningar till brott
• sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter
• upphovsrättsligt skyddat material
• grova svordomar eller obscena ord
• reklam eller marknadsföring
• marknadsföring av möten och manifestationer där ett politiskt parti är arrangör - du får inte heller tagga Arvika kommun i sådana inlägg
• länkar till sidor med falsk information

Dina inlägg eller kommentarer får inte heller avvika från ämnet/sammanhanget eller strida mot sidans syfte, sidan är exempelvis inte någon arena för politiska diskussioner eller för att diskutera enskilda ärenden.

Om dina inlägg eller kommentarer strider mot reglerna kommer de att tas bort. Användare som inte respekterar riktlinjerna kan komma att blockeras. Om du upptäcker kränkande innehåll på kommunens Facebooksida kan du anmäla det till arvika.kommun@arvika.se.

Inlägg som publiceras på Arvika kommuns Facebooksida kan komma att diarieföras och blir då en allmän handling som omfattas av offentlighetsprincipen.

Hör av dig till oss om du hittar ett foto eller filmklipp på dig själv här på sidan som du vill att vi tar bort. Information om hur Arvika kommun hanterar personuppgifter och dataskydd finns på arvika.se/dataskydd.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2019-09-06
Kontakta oss
  • 6. Information
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Eva Österlind
  • Kommunikationsstrateg
  • Tfn 0570-816 07