Telefoni, policy

1. Inledning

I Arvika kommun skapar vi förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar här genom att vi för en öppen och aktiv dialog, ger möjligheter att vara med och påverka, hög tillgänglighet samt är tydliga med vad vi kan erbjuda och skapar förutsättningar för medarbetarnas delaktighet och ansvarstagande. Vi förvaltar våra resurser så att vi skapar en långsiktigt hållbar utveckling, där såväl sociala, ekologiska som ekonomiska perspektiv utgör ledstjärnor. Denna policy är ett led i detta arbete och gäller för hela Arvika kommun med dess bolag; alla anställda och förtroendevalda som har telefon tillhandahållen av Arvika kommun.

2. Syfte och mål

Telefonen ska ses som ett redskap i tjänsten och är kommunens egendom. Första kontakten med kommunen, både för kommuninvånare och andra, är ofta ett telefonsamtal. Att vi då svarar vänligt, korrekt och snabbt visar på en professionell och prioriterad hantering av det inkomna samtalet.

Att respektera telefontider, att vid behov hänvisa telefon, att alltid ringa upp den som sökt oss - det är självklarheter för oss som arbetar i Arvika kommun.

Alla som ringer till anställda inom Arvika kommun ska få god service och gott bemötande med hög tillgänglighet. Det gäller oavsett om det är ett internt eller externt samtal. Med tillgänglighet menar vi att den som ringer och söker en person alltid ska få ett snabbt och korrekt svar. Om personen inte är anträffbar ska den som ringt alltid få besked om när personen kan nås eller när hon/han kommer tillbaka.

Alla anställda i Arvika kommun använder sina telefoner på ett ansvarsfullt sätt och har fullt ansvar för sin egen anknytning, både den fasta och den mobila. Vid frånvaro ska telefonen alltid hänvisas så att telefonisten i växeln alltid kan ge korrekt information om när du finns på plats igen.

Samtliga telefoner har en röstbrevlåda knuten till sig och den ska ha ett meddelande intalat som informerar om vem telefonen tillhör.

Privat användning av den telefon som Arvika kommun tillhandhåller är inte tillåtet. Undantag kan göras för personal med tjänst där man skall vara nåbar efter arbetstid vilket beslutas av verksamhetschef.

3. Ansvar och organisation

Kommunfullmäktige fastställer denna policy som ska gälla för Arvika kommun.

Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunens policy för telefoni och att riktlinjer för hur telefoni ska hanteras utarbetas och hålls aktuella.

Varje nämnd och bolagsstyrelse är, utifrån denna policy ansvarig för användandet av telefon inom sitt verksamhetsområde.

Alla medarbetare har ett ansvar för att följa uppställda riktlinjer och regler. Det samma gäller när tillfällig personal eller extern aktör/ uppdragstagare anlitas.

4. Uppföljning och revidering

Policy för telefoni ska revideras vart tredje år eller vid behov. I samband med revideringen ska tillhörande riktlinje också ses över.