Utvärdering ledning/information -
översvämningen i Glafsfjorden okt-dec år 2000

2001-06-15

1.Inledning
Glafsfjordens normalvattenstånd är 45.22 meter över havet. Som högst uppmättes nivån till 48.36 m.ö.h. den 29/30 november. Under cirka två månader pågick kampen mot vattenmassorna i Arvika. En unik händelse i Arvikas historia.

1.1 Syfte - avgränsning
Syftet med denna utvärdering av översvämningen som drabbade Arvika med omgivningar hösten år 2000 är att beskriva kommunens ledningsorganisation och informationen ut till allmänhet och till anställda.

Förvaltningarna får i sina utvärderingar av händelsen närmare studera interninformationen inom respektive förvaltning.

2. Plan för beredskap mot svåra påfrestningar i samhället
Kommunfullmäktige har i plan för beredskap mot svåra påfrestningar på samhället (Kf § 121/99) gett delegation till en beslutsgrupp bestående av kommunstyrelsens ordförande och de båda vice ordförandena att fatta beslut som är av brådskande natur och som berör flera verksamheter i kommunen. Kommunstyrelsens ordförande bemyndigas även inkalla ledningsorganisationen. I avvaktan på att beslutsgruppen samlas utövas beslutanderätten av tjänstgörande kommunstyrelseordförande. Kommunstyrelsens ordförande fattade formellt beslut om inkallande av ledningsorganisationen. Ledningsorganisationen började tjänstgöra lördagen den 11 november.

Vattennivån i Glafsfjorden var då ca 47,55m.ö.h. Vallbygge hade påbörjats vid Piren, Turistbyrån, Stadshuset och Garvaren. Avlopp pluggades i kv. Verkstaden och bostadsområdet Strand. Industrierna i hamnområdet var drabbade. Spårgatan stängdes av för trafik. Busstrafiken dirigerades om till Myravallen då bussterminalen inte gick att använda. Pumpning av vatten pågick i Stadshuset och Garvaren.

Kommunstyrelsens ordförande, de båda vice ordförandena och kommunchefen följde dagligen händelseutvecklingen. Ledningsorganisationen består enligt planen av en beslutsgrupp och en beredningsgrupp. Beslutsgruppen är redovisad ovan. Beredningsgruppen bestod vid händelsen "högt vatten" av kommunchef, teknisk chef, räddningschef, VD för Arvika Elnät AB, miljö- och hälsoskyddschef, informationsansvarig, socialchef, skolchef och fritidschef. Kommunstyrelsens ordförande deltog i beredningsgruppens möten. Till beredningsgruppen knöts samverkande parter som NÄPO, militären och Landstinget i Värmland. Några gånger deltog försäkringsbolag för informationsutbyte. Beredningsgruppen hade dagliga möten kl. 13.00 i räddningstjänstens lokaler som utgjorde ledningscentral under de cirka två månader som ledningsorganisationen var i drift. Beredningsgruppens utformning överensstämmer med planen. Externa resurser anlitades efter behov.

Ledningsgruppen gav räddningsledaren stöd, aktiverade samhällsfunktioner som behövdes, organiserade lednings- och informationsfunktionerna, ansvarade för samverkan och information med berörda myndigheter som militären, NÄPO, Räddningsverket, Länsstyrelsen i Värmland, SMHI, Statens Geologiska Institut, Landstinget i Värmland, frivilligorganisationerna, kraftbolag, Vägverket m.fl.

3. Beslut i stort
Kommunstyrelsens ordförande följde arbetet direkt på plats under hela perioden och förde en daglig dialog med beredningsgruppen och de berörda förvaltningarna. Beslutsgruppen fattade inga formella politiska beslut. Den politiska ledningsgruppen gav en inriktning där direktiven var att hålla verksamheterna igång vilket också återfanns i det "beslut i stort" som räddningschefen fattade. Besluten från den 14 och 26 november 2000 biläggs denna skrivelse. Besluten innehåller bl.a. prioritering av livräddande insatser, elförsörjningen och avloppsstationerna. Uppbyggda invallningar inom områdena Strand, Stadshuset, Palmviken, Arvika Näringslivscenter och Jössefors industriområde skulle vidmakthållas och förstärkas. Den första bedömningen om högsta vattennivå var 48,20 m.ö.h. Detta korrigerades i slutet av november till 48,50 m.ö.h. Utifrån denna nivå skulle åtgärder vidtas för att skydda liv och egendom. Till enskilda fastigheter lämnades hjälp om prioriterade områden inte riskerades. Prioritering mellan enskilda objekt gjordes efter besiktning av räddningstjänsten mm.

Information från ledningsgruppen till kommunfullmäktige, kommunstyrelse, utskott och bolagsstyrelser skedde fortlöpande.

Vid en genomgång av diariet kan konstateras att det till dags dato finns mellan cirka 15 ärenden där beslut fattats om medel eller andra åtgärder med anledning av "högt vatten".

4. Information - organisation
Söndagen den 12 november påbörjades organiseringen av informationsarbetet. Kommunsekreterare och assistent på kansliavdelningen förde anteckningar vid ledningsgruppens möte, skickade ut det första groupwisemeddelandet som interninformation till kommunens anställda, skickade pressmeddelande och påbörjade organisering av en upplysningscentral kombinerad med en informationsenhet i räddningstjänstens lokaler. Hemsidan uppdaterades nu dagligen med aktuell information. Grunden för organiseringen hämtades från beredskapsplanen men modifierades utifrån de behov som bedömdes finnas. (Se bilaga). Av planen framgår att Stadshuset ska utgöra lednings- och informationscentral. Då Stadshuset var direkt hotat av inträngande vatten bedömdes det olämpligt att placera ledningscentralen där. Den 14 november på eftermiddagen öppnades upplysningscentralens telefoner.

På upplysningscentralen installerades en grupp om fem telefoner under ankn 1480 som var bemannad dygnet runt. Centralen var bemannad mellan kl. 08.00-17.00, därefter svarade räddningsstaben på inkommande samtal. Tre datorer med internetuppkoppling och fax installerades också.

Ett pressnummer till pressansvarig infördes, dit pressen hänvisades. Även denna telefon var bemannad dygnet runt.

4.1 Bemanningen i upplysningscentralen
Centralen bemannades utifrån beredskapsplanen med vissa modifieringar. Telefonsamtalen besvarades av tjänstemän från miljö, teknisk förvaltning samt räddningstjänst. Centralen hade därmed en kompetens i frågor om vattenkvalité, hur man praktiskt pluggar avlopp, kunskap om räddningstjänstinsatser mm. I ett skede då vi befarade få in samtal från drabbade fastighetsägare och oroliga arvikabor i kris, bemannades telefonerna av personal från POSOM-gruppen. Dessa krissamtal uteblev. Istället ordnades en beredskap på socialförvaltningen som därmed snabbt kunde ställa upp om behov uppstod.

Informationsenhetens personal bemannades med tjänstemän delvis hämtade från beredskapsplanen. Personalen schemalades för att täcka dagen och ge möjligheter att sköta delar av ordinarie jobb. Samtidigt var det av vikt att så många som möjligt av gruppen skulle få insyn och erfarenheter av jobbet.

Sammanlagt deltog tolv personer plus några avlösare från berörda förvaltningar som kom sporadiskt. Antalet samtal per dag varierade mellan 50-160 samtal. Informationsfunktionen producerade dagligen två groupwise-meddelanden plus fax, anteckningar från beredningsgruppens möten, pressinbjudningar, pressmeddelanden, bevakning av internetmedia, tv- och radiosändningar. Information till hemsidan www.arvika.se/rtj. Förberedde minister- och kungabesök. Bevakade presskonferenser mm.

En erfarenhet från händelsen är att kommunens hemsida fick sådant genomslag. Antalet besökare per dygn under den mest intensiva perioden i slutet av november uppgick till cirka 3000 per dag.

4.2 Bemanning - pressansvarig
Initialt beslutades att pressfunktionen skulle ingå i upplysningscentralens organisation som en del. Pressfunktionen bestod då av en informatör inlånad från Räddningsverket. Funktionen kompletterades ganska snart av ytterligare två informatörer inlånade från Karlstads Räddningstjänst, varav en informatör skulle utgöra en länk för information mellan räddningstjänsten och upplysningscentralen.

Den 15 november övertog länsstyrelsen ansvaret för räddningstjänsten. En unik och ovanlig händelse i sig. Samtidigt utsågs informatören från Räddningsverket av landshövdingen till informationschef med informationsansvar även mot länsstyrelsen. Rollfördelningen och arbetsfördelning förändrades. Sambandsinformatören fick ansvaret för daglig rapportering till landshövdingen och lämnade fr.o.m. den 15 november även dagliga rapporter från räddningstjänstens stab till upplysningscentralen.

Pressansvarig fick avlösning efter 14 dagar, dels av informationspersonal från Stockholms Räddningstjänst och dels från Räddningsverket. De bägge stödjande informatörsresurserna från Karlstad Räddningstjänst fick ganska snart återvända till Karlstad då situationen i Vänern blev allt mer bekymmersam.

En erfarenhet från händelsen i Arvika är behovet att schemalägga pressansvariga och att definiera konsulternas roller och arbetsuppgifter.

4.3 Informationen internt och externt
Att säkerställa en kontinuerlig, snabb, korrekt och fullständig information var inledningsvis ett viktigt ställningstagande. För att förse kommunens egna personal med information valdes e-post, fax och hemsidan som viktiga hjälpmedel. Det var också viktigt att säkerställa informationen till länsstyrelsen, militären och andra myndigheter. Av den anledningen deltog samverkande parter i beredningsgruppens möten. I övrigt användes även e-post och fax till dessa myndigheter.

Direktinformation till drabbade fastighetsägare användes också. Både flygblad och att knacka dörr.

Kommunikationen med medierna var under perioden 12 november till månadsskiftet november/december mycket intensiv. De dagliga presskonferenserna var välbesökta. Tv, radio, rikspress och lokalpress fanns dagligen på plats i flera veckor. Även utländsk media från Danmark, Finland och Norge kom på besök. Fackpress var också representerade.

Öppenhet och tillgänglighet är grundförutsättningar för att bygga upp bra mediarelationer. Det är en avgörande trovärdighetsfaktor. Medierna fick fortlöpande information om pågående och vidtagna åtgärder. Presstelefonen var bemannad dygnet runt och i anslutning till presskonferenserna gavs möjlighet till intervjuer med ledningsgruppen. Flera ur ledningsgruppen fanns regelbundet på plats vid presskonferenserna.

Presskonferenserna hölls dagligen kl. 14.30 inne i räddningstjänstens lokaler, men flyttades efter någon vecka ut till ett mobilt presscenter som Polismyndigheten ställde till förfogande. Samtidigt iordningställdes ett pressrum med dator och tillgång till tv, kaffe, information om Arvika m.m. Vikten av att placera presskonferenser och pressrum utanför ledningscentralens lokaler betonas.

Via de helikoptrar som militären ställde till förfogande kunde ledningen inspektera de översvämmade områden. Men även media fick tillgång till helikopterturer vilket underlättade rapporteringen för dem.

Ett lokal-TV inslag med information om situationen i Arvika filmades in och sändes under en veckas tid med information om försäkringsfrågor, vattenkvalitéer mm.

4.4 Besöksorganisation
En besöksorganisation tillskapades på ledningscentralen för att ta emot alla intresserade myndigheter och organisationer som ville ta del av händelsen. Även observatörer frän myndigheter fanns på plats.

5. Samverkan med myndigheter
Den 15 november 2000 övertog som nämndes ovan länsstyrelsen räddningstjänstansvaret och utsåg räddningschefen i Arvika till räddningschef för Arvika och Säffle kommuner. Situationen i Säffle började bli bekymmersam och det bedömdes angeläget att öppna slussarna i Säffle för att öka avrinningen ur vattensystemen.

Samtidigt började Säffle kommun organisera sin lednings- och informationsorganisation. Inledningsvis följde en person från räddningstjänsten i Säffle arbetet på plats i Arvika. Täta kontakter förekom mellan kommunledningarna, länsstyrelsen och Sjöfartsverket för att få till stånd en öppning av slussarna i Säffle. Längs hela sjösystemet ner till Säffle låg stora områden av åkrar och sankare områden under vatten. På flera håll pågick arbeten med förstärkning av vägnätet för att möjliggöra trafik.

Länsstyrelsens företrädare, landshövding och försvarsdirektör följde händelseutvecklingen under hela perioden och var även på plats i Arvika vid ett flertal tillfällen. Vikten av samverkan för att nå resultat betonas och det stöd Arvika fick från länsledningen var och är uppskattat.

Länsstyrelsens informationsuppbyggnad "ovanpå" kommunens egen informationsorganisation korrigerades efter några dagar och kommunen ansvarade fortsättningsvis för den dagliga informationen till landshövdingen. I en krissituation är det viktigt att klargöra roller, befattning och uppgift. Länsstyrelsens stöd och kontaktnät mot övriga myndigheter och organisationer är ovärderlig och i samband med händelsen "högt vatten" kan inte nog understrykas vikten av god samverkan och kommunens behov av stöd för att mobilisera resurser.

Redan i början av november stod klart att kommunen inte skulle klara av situationen på egen hand. Inledningsvis utgjordes tillkommande resurser av Hemvärnet, men ganska snart konstaterades att det krävdes ytterligare resurser i form av militären för att klara den dygnetruntbemanning som behövdes för vallbyggnationer, pump- och vallövervakning. Militärens resurser i form av värnpliktiga, materiel och fordonsresurser samt inte minst ledningsorganisation var ovärderlig vid insatsen i Arvika. Räddningsverket bistod med kunskap, personal och fordon. Kommunernas räddningstjänster runt om i länet och även från Stockholm bistod med personal och kompetens. Räddningsskolor fanns på plats och deltog i arbetet. Sjöfartsverket bistod med god samverkan i samband med öppningen av slussarna i Säffle. Gott stöd fick kommunen givetvis av Hemvärnet men även av Lottakåren, Bilkåristerna och Skogsvårdsstyrelsen. Kontakterna in mot Norge sköttes via brandchefen i Eidskog.

Det förekom att frivilliga anmälde intresse för insatser. Svårigheter fanns att inlemma dessa i befintliga militära eller civila organisationer. Information och utbildning krävdes för insatserna.

6. Utveckling av organisationen
Omkring den 26-27 november var vattennivåerna uppe på 48,33 m.ö.h. Trångboddhet i ledningscentralen, behov av förstärkning av lednings- och informationsresurser, samordning med samverkande parter krävde analys. Ovisshet om den framtida utvecklingen av vattennivåerna, oron för att kyla och is kunde förvärra situationen ytterligare, föranledde översyn av lednings- och informationsorganisationen. Stockholms Räddningstjänst bistod med utredningsresurser och redovisade en förstärkt och tydliggjord organisation där stabsarbetet organiserades om, ledningsresurserna för militären, KommunTeknik och räddningstjänst integrerades. (Se bilaga).

Samtidigt med utvecklingen av organisationen knöts expertis från SMHI och Statens Geologiska Institut till en analysgrupp som tillsammans med personal från KommunTeknik producerade underlag för ställningstaganden i ledningsorganisationen. Det var avbördningskurvor för Glafsfjordens avrinning ut i Vänern, långsiktiga väderprognoser, scenarier för vad som händer vid kall väderlek, rasrisker m.m. Meteorolog/hydrolog och geolog fanns på plats i Arvika. Ett viktigt strategiskt stöd för ledningen. För att få resurser på plats kan stöd från länsstyrelsen vara positiv för att få tillgång till expertis vid liknande händelser framöver.

7. Vägen tillbaka
I månadsskiftet november/december stagnerade vattennivåerna och vattnet började sjunka undan. Då inleddes återställningsarbetet som fortfarande i juni månad pågår och kommer så att göra en tid framöver. Ett viktigt ställningstagande var att fortsätta hålla god bevakning av vallar och pumpar då vattennivåerna var extrema. Risker bedömdes föreligga för sabotage och pumphaverier. Första synbara förändringen var att mediaintresset avtog ganska snabbt. En bit in i december upphörde de dagliga presskonferenserna. Upplysningscentralen upphörde också med sin verksamhet. Samtal slussades till berörda förvaltningar. Informationsarbetet inriktades på dagliga groupwise meddelanden och uppdatering av hemsidan. Vikten av att i media återspegla återställningsarbetet, öppnandet av gator osv betonades.

Militärens insatser inriktades på bevakningsuppdrag och styrkorna minskade. Militären fanns på plats fram till nyår. Vid årskiftet nådde vattennivån 47 m.ö.h. och därmed bedömde räddningsledningen att räddningstjänstläget kunde upphöra. Beredningsgruppen fortsatte sina dagliga möten en bit in i januari för att därefter träffas vid behov.

8 Kostnader för räddningstjänstinsatserna
Sammanlagt uppgår räddningstjänstkostnaderna för händelsen "högt vatten" till 23 mkr. Kommunen ansöker i dagarna hos Räddningsverket om statsbidrag för att täcka kommunens kostnader. Här ingår inga kostnader för återställning av mark, vägar och fastigheter mm.

Arbetsutskottet har fram till maj 2001 beviljat ca 5,4 mkr till återställning av mark, vägar och fastigheter. Totalt har knappt tio miljoner satts av för återställningsarbete. Medel planeras sökas från staten.

I denna utvärdering har följande personer deltagit:

Claes Pettersson, Gunnar Tidemand, Lennart Rönning, Håkan Axelsson, Anna Wikstrand.

Gunnar Tidemand Anna Wikstrand
Kommunchef Kommunsekr

Rapporten och dess bilagor kan du få via kansliavdelningen, administrativa kontoret, tfn 0570-816 00 vx eller e-post administrativa.kontoret@arvika.se