Reglemente för Valnämnden

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Valnämndens verksamhet

Verksamhetsområde
§ 1
Valnämnden fullgör de uppgifter som enligt vallagen och övriga valförfattningar ankommer på valnämnd.

§ 2
Valnämnden ska inom verksamhetsområdet vara:

• ansvarig för arbetet med att effektivisera administrationen
• ansvarig för informationsverksamheten

Ekonomisk förvaltning
§ 3
Valnämnden ska inom verksamhetsområdet:
underhålla och förvalta kommunens lösa egendom

Övrig förvaltning
§ 4
Valnämnden är personuppgiftsansvarig för de personregister, som nämnden för sin verksamhet förfogar över. Nämnden ska utse personuppgiftsombud som tillser att personuppgifter hanteras på ett lagligt och korrekt sätt.

Delegering från Kommunfullmäktige
§ 5
Fullmäktige medger att Valnämnden får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga. Valnämndens sammanträden ska alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100).

§ 6
Valnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde utom ärenden om betalning av fordran, antagande av ackord och ingående av förlikning i kravärenden.

Ansvar och rapporteringsskyldighet
§ 7
Valnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelserna i detta reglemente.

Valnämnden ska till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

Nämndens arbetsformer

Sammansättning
§ 8
Valnämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Bland ledamöterna utses en ordförande och två vice ordförande.

Ersättarnas tjänstgöring
§ 9
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten och få sin mening antecknad i protokollet.

§ 10
En ledamot eller en ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.

En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Inkallande av ersättare
§ 11
En ledamot, som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens expedition som kallar in ersättare. Den ersättare kallas, som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.

Ersättare för ordföranden
§ 12
Den vice ordförande som har samma partitillhörighet som ordföranden träder in i första hand. Den vice ordförande som utsetts att företräda ett annat parti än det ordföranden företräder träder in i andra hand.

Om varken ordföranden eller någon av de vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt.

Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordföranden har utsetts.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden.

Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Kallelse
§ 13
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald, som får närvara vid sammanträdet, senast fem dagar före sammanträdesdagen.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller någon av de två vice ordförandena kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.

Närvarorätt för kommunalråd
§ 14
Kommunalråd får närvara och delta i överläggningarna men inte i besluten vid sammanträde i nämnden även om kommunalrådet inte är ledamot eller ersättare i nämnden. Närvarorätten gäller inte ärenden, som rör myndighetsutövning.

Justering av protokoll
§ 15
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

Reservation
§ 16
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt.

Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt, som har fastställts för justeringen av protokollet.

Delgivning
§ 17
Delgivning med nämnden sker med ordföranden, nämndens sekreterare eller annan anställd, som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar
§ 18
Avtal, andra handlingar och skrivelser i nämndens namn ska undertecknas på sätt nämnden bestämmer.