Placeringspolicy för Arvika kommuns pensionsmedel

4.4 Placering i regionala tillväxtbolag
Förutom i punkt 4.1 angivna tillgångsslag kan indirekta investeringar genom fond eller investmentbolag med inriktning på regionala tillväxtbolag ske inom en ram på 20 miljoner kronor.

5. Begränsningar av risk vid placering i räntebärande värdepapper

Svenska räntebärande papper utgivna av följande emittenter:

• svenska staten och av svenska staten garanterade värdepapper
• svenska kommuner och landsting samt kommunala bolag med kommunal borgen
• Kommuninvest i Sverige AB
• svenska banker och bostadsfinansieringsinstitut
• svenska aktiebolag som har en rating.

5.2 Fördelning mellan räntebärande värdepapper

5.3 Räntefonder
Placering får ske genom förvärv av andelar i räntefonder. Detta förutsätter att fondens placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med placeringsreglerna för räntebärande värdepapper.

Fonderna ska stå under tillsyn av myndighet i EU- eller EES-land.

5.4 Riskmått (duration)
Pensionsmedelsförvaltningens innehav av räntebärande värdepapper ska ha en duration på normalt tre år. Durationen får variera mellan högst fem år och lägst ett år beroende på aktuell situation på finansmarknaden.

6. Begränsningar av risk vid placering i aktier

Placeringar i aktier och aktierelaterade instrument får ske i följande instrument och med nedan angivna begränsningar.

• Placeringar i aktier får ske i instrument vilka är upptagna till handel på auktoriserad börs eller reglerad marknad eller som förväntas noteras på sådan börs inom tolv månader och som står under tillsyn av myndighet eller motsvarande organ.
• Placering i utländska aktier får endast ske i aktier eller andelar av aktiefonder som står under tillsyn av myndighet i EU- eller EES-land.
• Placeringar i aktier ska göras med god spridning på företag, branscher och geografiska områden.
• Handel får endast förekomma i aktier med tillfredsställande likviditet.

6.2 Aktiefonder

Placeringar i svenska aktier får ske genom förvärv av andelar i aktiefonder under förutsättning att fondens placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med reglerna i denna policy.

Placeringar i utländska aktier (noterade på utländsk börs) får ske genom förvärv av andelar i aktiefonder under förutsättning att fondens placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med reglerna i denna policy.

Fonderna ska stå under tillsyn av myndighet i EU- eller EES-land.

6.3 Riskmått (aktiv risk)
Kapitalförvaltningens innehav av aktier ska ha en aktiv risk på normalt 2,5%. Den aktiva risken får variera mellan högst 4% och minst 1% beroende på aktuell situation på finansmarknaden.

Med aktiv risk menas beräknad avvikelse mellan portföljens avkastning och avkastningen för kommunens jämförelseindex.

7. Likvida medel

8. Finansiella instrument

9. Regler för förvaltning

9.2 Rebalansering
Tillfälliga avvikelser mot de begränsningar som anges i denna policy kan omedvetet uppstå vid snabba och kraftiga förändringar av marknadsvärdet på enskilda tillgångar. Om avvikelse konstateras ska tillgångar avyttras eller anskaffas på så sätt att de fastställda begränsningarna inte överskrids.

9.3 Motparter
Godkända motparter vid transaktioner med portföljens tillgångar är värdepappersbolag som har Finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn enligt lagen om värdepappersrörelse 2 kap 1 § 2 p lag (2007:528).

9.4 Förvaring
Kapitalförvaltningens tillgångar ska förvaras hos värdepappersinstitut med Finansinspektionens tillstånd att motta värdepapper för förvaring enligt lagen om värdepappersrörelse 2 kap 2 § 1 p lag (2007:528).

9.5 Belåning
Kapitalförvaltningens medel får inte belånas.

9.6 Extern förvaltare
Kommunstyrelsen har rätt att ge en eller flera externa förvaltare i uppdrag att svara för placeringar av hela eller delar av det kapital som ingår i förvaltningen av pensionsmedel. Dessa förvaltningsuppdrag ska bedrivas inom ramen för kommunens placeringspolicy.

Extern förvaltare av medlen ska ha Finansinspektionens tillstånd för förvaltning av annans finansiella instrument enligt lagen om värdepappersrörelse (2007:528).

Kommunens uppdrag till extern förvaltare ska grunda sig på ett skriftligt avtal som preciserar ansvar, omfattning, placeringsregler, rapportering, intern kontroll och avgifter för den externa förvaltningen.

Förvaltare ska varje månad lämna rapport om kapitalförvaltningen till kommunen om bland annat resultat, riskmått, innehav av värdepapper och placeringar med motpart inom egen koncern.

Vidare ska förvaltare årligen rapportera former och frekvens av den etiska bedömning som görs av företagen inför och under pågående medelsplacering.

Kommunen ska i förvaltningsavtalet ges rätt att ta del av allt redovisningsmaterial hos den externa förvaltaren som berör kommunens förvaltning av pensionsmedel.

Kommunförvaltningen ska löpande utvärdera förvaltningsavtalen och resultatet av den externa förvaltningen. I denna utvärdering ska frågan om förändringar eller avveckling av förvaltningsuppdraget prövas.

Investeringar enligt punkt 4.4 ingår inte i extern förvaltning utan beslutas av kommunen.

10. Uppföljning och rapportering

10.2 Jämförelseindex
Avkastningen för pensionsmedelsförvaltningen ska bedömas genom jämförelse mot sammanvägda index som motsvarar normalsituationen för de tillåtna tillgångsslag och fastställda placeringsnivåer som anges i placeringspolicyn.

• Fördelning av medel på olika tillgångsslag och förvaltare
• Avkastning totalt och per tillgångsslag under senaste månaden, under innevarande år, de senaste fem åren samt sedan förvaltningens start
• Aktuell avkastning jämfört med fastställt index
• Riskmått för innehavet av räntebärande värdepapper och aktier
• Förteckning på innehav av enskilda värdepapper med uppgift om procentuell andel av totalvärdet för aktuellt tillgångsslag
• Förändringar i innehavet av värdepapper under den senaste månaden
• Beskrivning av orsaker och åtgärder vid eventuella tillfälliga avvikelser från reglerna i denna placeringspolicy.

10.4 Årsredovisning
Rapportering till Kommunfullmäktige om utfallet av förvaltningen sker två gånger per år i delårsrapport och i årsredovisning. Övrig rapportering beslutas av Kommunstyrelsen.

10.5 Avvikelserapport
Ekonomichef ska rapportera till Kommunstyrelsens allmänna utskott om tillfälliga avvikelser från reglerna i denna placeringspolicy eller andra förändringar av större vikt inom pensionsmedelsförvaltningen.

11. Intern kontroll

11.2 Förvaltning i egen regi
Placeringar och administration ska utföras av olika personer inom kommunförvaltningen. Behörigheter för personer i kommunförvaltningen att fatta delegationsbeslut samt utföra attester och firmateckning inom denna kapitalförvaltning beslutas av Kommunstyrelsen.

Skriftligt beslutsunderlag ska upprättas för alla placeringar och andra affärer inför varje avslut. Detta underlag ska ange datum, villkor och motpart. Underlaget ska kunna stämmas av mot avräkningsnota från motparten och kommunens ekonomiska redovisning.

Betalningsöverföring ska baseras på attesterade handlingar och normalt meddelas till motparter genom undertecknade fax eller e-post.

Dokumentation av alla affärshändelser ska sparas som räkenskapsmaterial och som underlag till den månatliga rapporteringen av delegationsbeslut till Kommunstyrelsen.

Det fysiska innehavet av värdepapper, kontrakt och andra värdehandlingar inventeras regelbundet och stäms av mot redovisningen enligt en plan som fastställs av ekonomichefen för varje kalenderår.

Alla personer i kommunförvaltningen som deltar i arbetet med pensionsmedelsförvaltningen ska omedelbart rapportera onormala händelser inom placeringsverksamheten till kommundirektör. En skriftlig rapport om konstaterade onormala händelser ska lämnas till Kommunstyrelsen.

11.3 Förvaltning i extern regi
Avtalet med extern förvaltare ska säkerställa att den interna kontrollen i extern förvaltning uppfyller samma krav som denna placeringspolicy ställer vid förvaltning i kommunens regi.

Kommunförvaltningen ska löpande stämma av bokförda affärer och redovisade innehav av värdepapper mot avräkningsnotor från den externa förvaltaren.

Varje månad ska kommunförvaltningen följa upp att den externa förvaltningen följer de placeringsregler som anges i förvaltningsavtalet.

12. Ansvarsfördelning

12.2 Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen ansvarar för följande åtgärder och beslut för kommunens förvaltning av pensionsmedel, vilket omfattar

• Uppföljning av resultat och tillgångsfördelning jämfört med kommunens placeringspolicy
• Uppföljning av hur de etiska kriterierna i placeringspolicyn tillämpas
• Prövning av behov av förändrade regler i placeringspolicy
• Beslut om extern förvaltning av pensionsmedel
• Delegering av beslut om placeringar av pensionsmedel
• Rätt att fatta beslut om placering av medel enligt punkt 4.4 i denna policy.

12.3 Ekonomichef
Ekonomichefen ansvarar för att kommunens förvaltning av pensionsmedel bedrivs på ett effektivt sätt inom ramen för Kommunfullmäktiges riktlinjer och placeringspolicy samt de särskilda uppdrag som beslutas av Kommunstyrelsen, vilket omfattar ansvar för att

• placeringspolicyn efterlevs
• finansiella avtal och transaktioner sker inom ramen för placeringspolicy och gällande delegation
• löpande rapportera till Kommunstyrelsen om utfallet i förvaltningen och portföljens exponering i relation till fastställda limiter
• initiera, bereda och genomföra förändringar av placeringspolicyn
• följa upp efterlevnad av placeringsdirektiv och avtal
• företräda kommunen gentemot externa motparter
• i övriga fall rapportera till Kommunstyrelsen rörande omständigheter som påverkar förvaltningen av portföljen/portföljerna.