Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner

Reglementets omfattning

• fakturor och externa utbetalningar
• löner och andra personalkostnader
• placering av likvida medel
• bokföringsorder
• interna transaktioner
• övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen
• utanordningar
• transfereringar till enskilda

Målsättning

• Prestation, att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen samt att transaktionerna i övrigt stämmer med avtalade villkor.
• Bokföringsunderlag, att verifikationen uppfyller kraven enligt lagstiftning och enligt god redovisningssed
• Betalningsvillkor, att betalning sker vid rätt tidpunkt.
• Bokföringstidpunkt, att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod  
• Kontering, att transaktionen är rätt konterad
• Beslut, att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare

Ansvar

Verksamhetschef ansvarar inom respektive utskotts verksamhetsområde för att aktuell attestförteckning finns upprättad samt för att attestansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd.

Attestanternas ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister uppstår rapportera dessa till närmast överordnade chef. I uppgiften att vara attestant ska även ingå en förpliktelse att skaffa sig den insikt och kunskap som krävs för uppgiften. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattest innebär att behörig person genom sin signatur, som även innefattar elektronisk signatur, intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske.

Kontroller

• Prestation och kvalitet, kontroll att vara eller tjänst har mottagits eller levererats och håller avtalad kvalitet.
• Pris och villkor, kontroll av pris, betalnings- och leveransvillkor mot avtal, beställning, taxa, bidragsregler eller motsvarande.
• Beslut, kontroll att behöriga beslut finns och att medel finns budgeterat
• Behörighet, kontroll att nödvändiga kontrollmoment har utförts av behöriga personer
• Kontering, kontroll att konteringen är korrekt.
• Formalia, kontroll att verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning och god redovisningssed

Kontrollernas utformning och utförande

• Ansvarsfördelning, ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut.
• Kompetens, den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften.
• Integritet, den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade.
• Jäv/egna kostnader, den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller uppgifter av personlig karaktär. Detta gäller också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen.
• Dokumentation, vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt.
• Kontrollordning, de olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.

Tillämpningsanvisningar för reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner

Verksamhetschefen utser attestansvariga och ersättare för dessa samt svarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda attestansvariga. Det är viktigt att attestförteckningen hålls aktuell och finns tillgänglig för användning, särskilt för de som ska utföra internkontrollen.

Förteckningen ska innehålla namnteckning och ansvarskod för de personer som utsetts. Förteckningarna lämnas till och förvaras i original på Ekonomi. Beslut om attestansvariga ska anmälas till Kommunstyrelsen. Ekonomi svarar för att en sådan anmälan sker.

Attestansvar knyts till person eller befattning och kontointervall med angivande av eventuella begränsningar. Rätten till att attestera en enskild transaktion inom ramen för tilldelat kontoansvar begränsas till det belopp som ekonomichefen fastställer.

Till beslutsattestant bör den utses som ansvarar för kontot, verksamhet eller projekt. Den som utses som ersättare eller mottagningsattestant bör ha god insikt om verksamheten eller projektet. Verksamhetschefen ansvarar för att varje attestant har tillräcklig insikt och kunskap om uppgiften.

Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett, att beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för att konteringen är riktig och sker enligt god redovisningssed, rätt momsavdrag görs, betalningen sker i rätt tid samt att anslag finns. Med kontroll av att betalningsvillkoren är korrekta menas att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Besluts- och mottagningsattestant ska inte vara samma person.

Mottagningsattest avser kontroll av att vara eller tjänst har mottagits. Mottagningsattestanten intygar att kommunen tillgodogjorts det som beställts, att leverans har skett eller att prestationen har utförts. Utbetalningar får inte ske innan handling har attesterats av behöriga attestanter.

Beslutsattest eller registrering av handling får inte verkställas av den som själv ska ta emot betalning eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Händelser som avses är in- och utbetalningar som till exempel, reseräkningar, ersättning för utlägg, lön, mobiltelefonräkningar, representation och transaktioner med företag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå.

I de fall fakturan gäller beslutsattestanten själv ska fakturan beslutsattesteras av överordnad chef. Underordnad personal ska inte beslutsattestera överordnads utlägg och liknande. När det gäller kommundirektör ska Kommunstyrelsens ordförande attestera fakturan.

För resor, inkvartering, kurser och konferenser samt representation inklusive intern representation ska deltagare och ändamål framgå på fakturan. Eventuell restaurangnota ska alltid bifogas fakturan. Vid externrepresentation ska även deltagande personers organisationstillhörighet anges. Särskild permanent anteckning ska göras.

Vid mobiltelefonräkning ska specifikation bifogas och eventuella privatsamtal ska regleras genom löneavdrag. I de fall där en kod för privata samtal används faktureras nyttjaren privat av leverantören för dessa samtal.

För kreditkort gäller att samtliga kvitton till vart och ett av beloppen på fakturan ska häftas vid fakturan. Beslutsattest görs av överordnad.

Tillsyn av den interna kontrollen

Utifrån ovanstående ska kompletterande tillsyn av den interna kontrollen ske enligt särskild tillsynsplan. Kontrollen bör koncentreras där stor risk och väsentliga belopp finns. Kommunstyrelsen ansvarar för upprättande av tillsynsplan och kontroll. Ekonomi ansvarar för fakturagranskning och efterlevnad av reglementet och för fortlöpande statistik som rapporteras till ekonomichef. Ekonomichef svarar för att erforderliga åtgärder vidtas i förekommande fall.

Rättelser av eventuella fel ska ske i efterhand och anteckning göras i fakturahanteringssystemet. Vid felaktigheter ska berörda personer informeras.

Om reglerna eller intentionerna i denna policy med tillhörande tillämpningsanvisningar inte efterlevs, ska berörd verksamhetschef och ekonomichef informeras. Vid brister i efterlevnad kan befogenheten att beslutsattestera ekonomiska transaktioner tas bort.