Hur en upphandling går till

Planering

Behovsanalys
Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.

Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är det underlag som kommunen tillhandahåller för en leverantör för att denna sedan ska kunna lämna anbud.

Kommunens förfrågningsunderlag består av:  

• Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
• Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
• Avtalsmall (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
• Produkt/tjänstelista (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)

Upphandlingsprocessen

Annonsering
Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbud
Alla inkommande anbud registreras. Brevanbud ankomststämplas och registreras i ett anbudsdiarium snarast efter att det inkommit. Elektroniska anbud via Oreo ligger låsta i Oreos databas och är inte tillgängliga för någon innan anbudsöppning.

Anbuden öppnas normalt två dagar efter sista anbudsdagen samtidigt som de elektroniska anbuden öppnas. Anbudets sidantal och antal bilagor anges i diariet. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande och alltid en person från Inköpsfunktionen.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.

Uteslutning och kvalificering
Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.

Leverantörsprövning

• kommunen ska utesluta en leverantör enligt LOU kap 10 § 1 om vi fått kännedom om att leverantören är dömd för brott.
• kommunen får även utesluta en leverantör som är föremål för konkurs, inte fullgjort sina  åligganden avseende skatt och så vidare enligt LOU kap 10 § 2.
• slutligen kontrolleras att de övriga krav kommunen ställt på leverantören är uppfyllda, till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat och så vidare

Anbudsprövning
Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.

Utvärdering
Det finns två möjliga utvärderingsgrunder;

• lägst pris eller
• det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet

Om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljs som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I förfrågningsunderlaget framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.

Tilldelningsbeslut
Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen. Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning
När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i förfrågningsunderlaget. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Avtalsperiod

Leverans
Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.

Uppföljning
Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens sida och leverantörens sida.