Förvaltning av pensionsmedel

1. Bakgrund och syfte

Arvika kommun har beslutat avsätta medel för tryggande av kommunens framtida pensions-förpliktelser. Avsättningen sker till en så kallad ”Intern pensionsfond”. Pensionsfondens medel får förvaltas av extern förvaltare.

Det övergripande målet för pensionsmedelsförvaltningen är att långsiktigt minska de likviditets- och resultatmässiga påfrestningarna av framtida pensionsförpliktelser. För att möta detta åtagande är den övergripande målsättningen att på ett effektivt sätt ta tillvara på tillväxten på de globala finansiella marknaderna. Verksamheten ska bedrivas på ett betryggande sätt i enlighet med internationella konventioner och gällande lagstiftning. Förvaltning av pensionskapitalet ska bedrivas med hänsyn till ansvarsfulla placeringar avseende miljö, hållbarhet, socialt ansvar och god etik. Verksamheten ska kännetecknas av en hög kompetens, affärsmässighet och effektiva beslutsprocesser.

Placeringspolicyn innehåller föreskrifter för medel avsatta för pensionsförpliktelser som kommunfullmäktige ska fastställa enligt Kommunallagen (8 kap, 3a).

Placeringspolicyn anger regler inom följande områden:

• Mål för avkastning och risk.
• Tillgångsslag och kategorier.
• Begränsningar av risk.
• Ansvarsfulla placeringar.
• Förvaltning.
• Uppföljning och rapportering.
• Intern kontroll.
• Ansvarsfördelning.

Placeringspolicyn revideras vid behov med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt med beaktande av utvecklingen i omvärlden.

Kommunstyrelsens upphandling och utvärdering av extern förvaltning av pensionsmedel ska ske inom ramen för denna placeringspolicy.

2. Målsättning för avkastning och risk

2.1. Avkastning

Kommunens mål är att den långsiktiga avkastningen på förvaltade pensionsmedel ska uppgå till minst KPI plus tre procentenheter per år över en rullande femårsperiod.

2.2. Risk

Kommunens mål är att placeringarna ska ske med den lägsta möjliga risknivå som krävs för att uppnå det fastställda avkastningskravet. Den tillåtna risknivån preciseras i följande avsnitt om begränsningar av risk vid placeringar inom de olika tillgångsslagen.

3. Tillgångsslag och kategorier

3.1 Tillåtna tillgångsslag

Portföljens tillgångar får placeras i följande tillgångsslag:

• Räntebärande värdepapper.
• Aktier och aktierelaterade instrument.
• Alternativa placeringar.

3.2 Fördelning mellan tillgångsslag

Placeringar i de tillåtna tillgångsslagen ska normalt uppgå till följande andelar av de totala tillgångarna inom kapitalförvaltningen. Placeringarna får dock variera mellan angivna högsta och lägsta värden utifrån aktuell situation på finansmarknaden.

Fördelning i procent mellan tillgångsslag

3.3. Begränsningar av tillgångar per emittent

Tillgångar som hänförs till enskild emittent – eller emittenter inom samma koncern – får uppgå till högst tio procent av de totala tillgångarna inom tillgångsslagen räntebärande värdepapper och aktier. Undantag från denna begränsning görs för placeringar i värdepapper utgivna av, eller garanterade av, svenska staten. Undantag från denna begränsning görs även för placeringar i värdepapper utgivna av Kommuninvest.

3.4. Övrigt

Placering får inte göras i aktieindexobligationer eller liknande så kallade strukturerade obligationer.

Med fonder menas i denna policy fonder i enlighet med Lag (2004:46) om värdepappersfonder och specialfonder i enlighet med Lag (2013:561) om förvaltare av alternativa investeringsfonder.

4. Begränsningar av risk vid placering i räntebärande värdepapper

4.1 Tillåtna räntebärande värdepapper

Placeringar i räntebärande värdepapper får ske i följande instrument och med nedan angivna begränsningar.

Räntebärande papper utgivna av följande emittenter:

• Svenska staten och av svenska staten garanterade värdepapper.
• Svenska kommuner och landsting samt kommunala bolag med kommunal borgen.
• Kommuninvest i Sverige AB.
• Banker och bostadsfinansieringsinstitut.
  
• Aktiebolag.

Placering får ske i räntebärande värdepapper utgivna i svenska kronor. Placering får även ske genom förvärv av andelar i ränte- och obligationsfonder. Detta förutsätter att fondens placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med placeringsreglerna för räntebärande värdepapper. De räntebärande fonderna ska normalt vara denominerade i svenska kronor (SEK), med begränsad valutarisk. Fonderna ska stå under tillsyn av myndighet i EU-land, EES-land eller Schweiz.

Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av marknadsvärdet för tillgångsslaget räntebärande värdepapper.

4.2 Fördelning mellan räntebärande värdepapper

Fördelning mellan räntebärande värdepapper, kategorier, andelar i procent

1) Rating enligt ratinginstituten Standard & Poor’s, Fitch , Moody’s eller bedömd rating av förvaltaren. En rating är en bedömning av sannolikheten att den kreditriskvärderade skulden kommer att återbetalas inom utsatt tid. Ratingen är avsedd att ge investerare information om låntagares kreditvärdighet.

4.3. Riskmått (duration)

Ränterisken är risken för förlust vid stigande räntor. Ränterisken begränsas genom att pensionsmedelsförvaltningens innehav av räntebärande värdepapper ska ha en duration på normalt tre år. Durationen får variera mellan högst fem år och lägst sex månader beroende på aktuell situation på finansmarknaden.

5. Begränsningar av risk vid placering i aktier

5.1 Tillåtna instrument

Placeringar får ske i följande instrument och med nedan angivna begränsningar.

• Placeringar får ske i aktier vilka är upptagna till handel på auktoriserad börs eller reglerad marknad, eller som förväntas noteras på sådan börs inom kort och som står under tillsyn av Finansinspektionen eller motsvarande organ inom EU, EES eller i Schweiz.
• Placeringar ska göras med god spridning mellan företag, branscher och geografiska områden.
• Handel får endast förekomma i aktier med tillfredsställande likviditet.
• Placeringar i aktier får ske genom förvärv av andelar i fonder under förutsättning att fondens placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med reglerna i denna policy. Fonderna ska stå under tillsyn av myndighet i EU-land, EES-land eller Schweiz.

6. Begränsningar av risk vid alternativa placeringar

6.1 Tillåtna instrument

Genom att investera i alternativa placeringar med förväntad låg korrelation till aktier och räntor kan den totala portföljrisken (volatiliteten) reduceras. Investeringen skall i all väsentligt följa bestämmelserna i denna policy. Godkända instrument inom detta tillgångsslag är;

• Hedgefonder med god likviditet.
• Private Equityfonder med god likviditet.
• Råvarufonder med god likviditet.

God likviditet betyder att produkten normalt skall ha åtminstone månatlig handel.

7. Rebalansering

Förändringar av marknadsvärdet mellan och inom tillgångsslag sker ständigt. Ekonomichefen bevakar att tillgångarna rebalanseras om förändringarna medför avvikelse mot de fastställda begränsningarna (högsta respektive lägsta andel) enligt avsnitten 3.2, 4.2 och 4.3. Vid extern förvaltning ska förvaltaren/rådgivaren fortlöpande rebalansera/föreslå rebalansering i enlighet med de fastställda begränsningarna.

8. Likvida medel

Kapitalförvaltningen har rätt att placera medel genom kortsiktig dagsinlåning i svensk bank.

9. Finansiella instrument

I fråga om derivatinstrument är det i kapitalförvaltningen endast tillåtet att utfärda optioner i aktier som innehas av kapitalförvaltningen så kallade ”covered call”.

10. Ansvarfulla investeringar

Arvika kommun ska i sin kapitalförvaltning sträva efter att vara en ansvarsfull investerare. Detta innebär att både investeringsstrategier så väl som placeringar ska utformas och bedömas efter en analys av såväl hållbarhet och etik som de finansiella aspekterna. Kommunens ambition är att integrera styrning av kapitalförvaltningen som ger positivt bidrag till miljö, verkar för mänskliga rättigheter och god bolagsstyrning.

Arvika kommun vill att företagen aktivt ska bidra till hållbar utveckling genom att följa FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling, Agenda 2030, som antogs 2015. I dessa mål ingår exempelvis klimatfrågan, rent vatten, djurlivet i hav och på land samt skydd av naturresurser. Av extra betydelse är de av FN:s hållbarhetsmål som kommunen prioriterar i sin egen verksamhet. Kommunens ambition skall även vara att kapitalförvaltningen är förenlig med Parisavtalet. Ett exempel på främjande av globalt ansvarsfullt och hållbart företagande finns angivet i FN:s Principer för Ansvarsfulla Investeringar, UN PRI (United Nations Principles for Responsible Investment).

Arvika kommuns ambition ska vara att investering inte tillåts i företag som bryter mot kraven i de internationella konventioner som Sverige har undertecknat. De konventioner som främst avses är:

• Konventioner om de mänskliga rättigheterna.
• FN:s barnkonvention.
• ILO-konventionerna om arbetsrätt.
• Internationella miljökonventioner.
• Konventioner om korruption.
• Vapenrelaterade konventioner som Sverige undertecknat.

Arvika kommun tillåts inte att investera i företag vars omsättning i väsentlig omfattning producerar tobak, alkohol, kommersiell spelverksamhet, krigsmateriel eller pornografi. Kommunen får ej investera i företag som producerar, moderniserar, underhåller eller distribuerar produkter som är speciellt utvecklade för klusterbomber, personminor, kemiska och biologiska vapen, samt kärnvapen

Arvika kommun skall inte investera i företag vars verksamhet är förknippade med produktion av kol till mer än 5% av omsättningen.

Kommunen vill bidra till minskade koldioxidutsläpp för att förhindra fortsatt global uppvärmning. Kommunen skall mäta koldioxidavtrycket i aktieportföljen samt övergripande beskriva hur kommunens placeringar arbetar för att minska klimatavtrycket.

Arvika kommun ska sträva efter att vara en ansvarsfull ägare i vid bemärkelse. Det innebär att kommunen ska vara en aktiv ägare och utnyttja sin möjlighet att påverka till ökad hållbarhet direkt eller indirekt via sina kapitalförvaltare eller andra aktörer. Arbetet bör ske genom aktivt ägarskap, långsiktighet i investeringar genom egna påverkansdialoger samt medverkan i internationella nätverk och initiativ för andra kapitalförvaltare.

Uppföljning kommenteras även under punkten 12.5 Extern förvaltare.

11. Regler för förvaltning

Kommunens placering av pensionsmedel ska göras på ett sätt som bidrar till en god utveckling av folkhälsa och miljö samt till en god tillämpning av internationella eller nationella normer för mänskliga rättigheter och arbetsrätt.

Direktplaceringar ska inte ske i företag vars omsättning i väsentlig omfattning härrör från produktion och distribution av tobak, alkohol, kommersiell spelverksamhet, krigsmateriel eller pornografi. Direktplaceringar ska inte heller ske i företag som inte kan redovisa bra miljöprestanda med utgångspunkt från Rio-deklarationen om hållbar utveckling. Detta krav gäller i såväl strategiska beslut och riskhantering som i tillverkning och produktutbud.

Vidare ska direktplaceringar inte ske i företag som kan kopplas till kränkningar av internationella normer för mänskliga rättigheter och arbetsrätt. De internationella normer som avses är i första hand FN´s deklaration för mänskliga rättigheter, FN:s barnkonvention och ILO´s konventioner om arbetsrätt. Dessa normer innebär t ex att företagen i sin verksamhet inte får acceptera diskriminering eller barnarbete.

Vid indirekta placeringar i fonder ska eftersträvas att fonden har en placeringsinriktning som så långt som möjligt uppfyller de etiska krav som anges ovan. Detta kan t.ex. ske genom att fondbolaget skrivit på FN:s PRI, Principles for Responsible Investment, eller själva tagit fram motsvarande riktlinjer.

Uppföljning kommenteras även under punkten 12.5 Extern förvaltare.

11. Regler för förvaltning

11.1 Beräkning av värden på tillgångsslag

Kapitalförvaltningens tillgångar ska värderas med ledning av gällande marknadsvärde vid beräkning av totalvärde och av fastställda begränsningar för tillgångsslag.

11.2 Motparter

Godkända motparter vid transaktioner med portföljens tillgångar är värdepappersbolag som har Finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn, enligt lagen om värdepappersmarknaden 2 kap 1 § p2 lag (2007:528).

Vid investering i fonder gäller att fondbolag ska ha tillstånd från Finansinspektionen, eller liknande myndighet inom EU, EES eller Schweiz.

11.3 Förvaring

Kapitalförvaltningens tillgångar ska förvaras hos värdepappersinstitut med Finansinspektionens tillstånd att motta värdepapper för förvaring, enligt lagen om värdepappersmarknaden 2 kap 2 § p1 lag (2007:528).

11.4 Belåning

Kapitalförvaltningens medel får inte belånas.

11.5 Extern förvaltare

Kommunstyrelsen har rätt att ge en eller flera externa förvaltare i uppdrag att svara för placeringar av hela eller delar av det kapital som ingår i förvaltningen av pensionsmedel. Dessa förvaltnings-uppdrag ska bedrivas inom ramen för kommunens placeringspolicy.

Extern förvaltare av medlen ska ha Finansinspektionens tillstånd för förvaltning av annans finansiella instrument, enligt lagen om värdepappersmarknaden (2007:528).

Kommunens uppdrag till extern förvaltare ska grunda sig på ett skriftligt avtal som preciserar ansvar, omfattning, placeringsregler, rapportering, intern kontroll och avgifter för den externa förvaltningen.

Förvaltare ska varje månad lämna rapport om kapitalförvaltningen till kommunen om bland annat resultat, riskmått, innehav av värdepapper och placeringar med motpart inom egen koncern.

Vidare ska förvaltare, vid direktinvestering i aktier, årligen rapportera former och frekvens av den etiska bedömning samt övriga miljö- och hållbarhetskriterier som görs av företagen inför och under pågående medelsplacering.

Kommunen ska i förvaltningsavtalet ges rätt att ta del av allt redovisningsmaterial hos den externa förvaltaren som berör kommunens förvaltning av pensionsmedel.

Kommunförvaltningen ska löpande utvärdera förvaltningsavtalen och resultatet av den externa förvaltningen. I denna utvärdering ska frågan om förändringar eller avveckling av förvaltningsuppdraget prövas.

12. Uppföljning och rapportering

12.1 Syfte

Rapporteringens syfte är att informera om portföljens resultat och portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i denna placeringspolicy.

12.2 Jämförelseindex

Avkastningen för pensionsmedelsförvaltningen ska bedömas genom jämförelse mot sammanvägda index som motsvarar normalsituationen för de tillåtna tillgångsslagen och fastställda placeringsnivåer som anges i placeringspolicyn.

12.3 Månadsuppföljning

Ekonomichef ska varje månad sammanställa och redovisa en rapport till kommundirektören om förvaltade pensionsmedel med följande innehåll.

• Fördelning av medel på olika tillgångsslag och förvaltare.
• Avkastning totalt och per tillgångsslag under senaste månaden, under innevarande år, de senaste fem åren samt sedan förvaltningens start.
• Aktuell avkastning jämfört med fastställt index.
• Riskmått.
• Förteckning på innehav av enskilda värdepapper med uppgift om procentuell andel av totalvärdet för aktuellt tillgångsslag.
• Förändringar i innehavet av värdepapper under den senaste månaden.
• Beskrivning av orsaker och åtgärder vid eventuella tillfälliga avvikelser från reglerna i denna placeringspolicy.
  

12.4 Årsredovisning och delårsrapport

Rapportering till kommunstyrelse och kommunfullmäktige om utfallet av förvaltningen sker tre gånger per år i samband med den fördjupade ekonomiska och verksamhetsmässiga uppföljningen efter mars samt i delårsrapport och årsredovisning. Övrig rapportering beslutas av Kommunstyrelsen.

12.5 Avvikelserapport

Ekonomichef ska rapportera till Kommunledningsutskottet/Kommunstyrelsen om tillfälliga avvikelser från reglerna i denna placeringspolicy eller andra förändringar av större vikt sker inom pensions-medelsförvaltningen.

13. Intern kontroll

13.1 Syfte

Den interna kontrollen ska säkerställa att kapitalförvaltningen sker inom ramen för fastställd placeringspolicy samt förebygga avsiktliga eller oavsiktliga fel i de administrativa rutinerna.

13.2 Förvaltning i egen regi

Placeringar och administration ska utföras av olika personer inom kommunförvaltningen. Behörigheter för personer i kommunförvaltningen att fatta delegationsbeslut samt utföra attester och firmateckning inom denna kapitalförvaltning beslutas av Kommunstyrelsen.

Skriftligt beslutsunderlag ska upprättas för alla placeringar och andra affärer inför varje avslut. Detta underlag ska ange datum, villkor och motpart. Underlaget ska kunna stämmas av mot avräkningsnota från motparten och kommunens ekonomiska redovisning.

Betalningsöverföring ska baseras på attesterade handlingar och normalt meddelas till motparter genom undertecknade fax eller e-post.

Dokumentation av alla affärshändelser ska sparas som räkenskapsmaterial och som underlag till den månatliga rapporteringen av delegationsbeslut till Kommunstyrelsen.

Det fysiska innehavet av värdepapper, kontrakt och andra värdehandlingar inventeras regelbundet och stäms av mot redovisningen enligt en plan som fastställs av ekonomichefen för varje kalenderår.

Alla personer i kommunförvaltningen som deltar i arbetet med pensionsmedelsförvaltningen ska omedelbart rapporterna onormala händelser inom placeringsverksamheten till kommundirektör. En skriftlig rapport om konstaterade onormala händelser ska lämnas till Kommunstyrelsen.

13.3 Förvaltning i extern regi

Avtalet med extern förvaltare ska säkerställa att den interna kontrollen i extern förvaltning uppfyller samma krav som denna placeringspolicy ställer vid förvaltning i kommunens regi.

Kommunförvaltningen ska löpande stämma av bokförda affärer och redovisade innehav av värdepapper mot avräkningsnotor från den externa förvaltaren.

Varje månad ska kommunförvaltningen följa upp att den externa förvaltningen följer de placeringsregler som anges i förvaltningsavtalet.

14. Ansvarsfördelning

14.1 Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för pensionsmedelsförvaltningen och fastställer placeringspolicyn.

14.2 Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen ansvarar för följande åtgärder och beslut för kommunens förvaltning av pensionsmedel, vilket omfattar

• Uppföljning av resultat och tillgångsfördelning jämfört med kommunens placeringspolicy
• Uppföljning av hur de etiska kriterierna i placeringspolicyn tillämpas
• Prövning av behov av förändrade regler i placeringspolicy
• Beslut om extern förvaltning av pensionsmedel
• Delegering av beslut om placeringar av pensionsmedel
• Rätt att fatta beslut om placering av medel enligt denna policy.
  

14.3 Ekonomichef

Ekonomichefen ansvarar för att kommunens förvaltning av pensionsmedel bedrivs på ett effektivt sätt inom ramen för kommunfullmäktiges riktlinjer och placeringspolicy samt de särskilda uppdrag som beslutas av Kommunstyrelsen, vilket omfattar ansvar för att;

• Säkerställa att placeringspolicyn efterlevs
• Genomföra löpande rapportering enligt policyn samt vid behov avvikelserapportering
• Initiera, bereda och genomföra förändringar av placeringspolicyn
• Företräda kommunen gentemot externa motparter
• I övriga fall rapportera till kommunstyrelsen rörande omständigheter som påverkar pensionsmedelsförvaltningen

Ordlista – begrepp och förkortningar

Coverd call
Utfärdande av köpoption som motsvarar eget innehav av underliggande tillgång.

Denominera
Att uttrycka något i termer av en given monetär enhet, till exempel säkerheter denominerade i dollar.

Duration
Duration är ett sätt att kvantifiera ränterisken för instrument på penning- och obligationsmarknaden eller portföljers ränterisker bestående av dessa instrument.

EES-länder
Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller EES är ett associeringsavtal mellan europeiska länder som omfattar dels alla länder som är med i Europeiska unionen, dels de till Europeiska frihandelssammanslutningen anslutna staterna Island, Liechtenstein och Norge. Det är framförallt de tre sistnämnda staterna som man normalt brukar räkna som EES-länder eftersom de andra räknas som EU-länder.

Emittent
En emittent är en institution som ger ut ett värdepapper exempelvis ett företag som ger ut en aktie eller en bank som ger ut certifikat.

FN:s PRI
Förenta nationernas Principles for Responsible Investments bygger på sex principer för att skapa ansvarsfulla investeringar:Vi ska beakta miljö-, samhälls- och ägarstyrningsaspekter i våra investeringsanalyser och placeringsbeslut.

Vi ska vara aktiva ägare och införliva miljö-, samhälls- och ägarstyrningsaspekter i våra riktlinjer och i vårt arbete.

Vi ska verka för en större öppenhet kring miljö- och samhällsfrågor samt ägarstyrning hos de företag som vi placerar i.

Vi ska aktivt verka för att dessa principer följs i finansbranschen.

Vi ska samarbeta för att följa principerna så effektivt som möjligt.

Vi ska redovisa vad vi gör och hur långt vi har nått i vårt arbete med att följa principerna.

Hedgefonder
En fond som har friare regler för sina placeringar än t ex aktiefonder. Vanligt för hedgefonder är att de syftar till absolut avkastning - en avkastning som är oberoende av hur börsen går.

High Yield
Företagsobligationer med sämre kreditvärdighet och högre risk.

ILO
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s fackorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. ILO har som grundläggande mål att bekämpa fattigdom och befrämja social rättvisa. I uppgifterna ligger att främja sysselsättning och bättre arbetsvillkor i hela världen, samt att värna om fackliga fri- och rättigheter.

Investmentgrade
Obligationer med en rating som är BBB eller bättre. Detta förknippas i allmänhet med låg kreditrisk.

Korrelation
Ett begrepp som anger styrkan av ett samband mellan två variabler.

KPI
Konsumentprisindex (KPI) syftar till att mäta prisutvecklingen för hela den privata konsumtionen, måttet beräknas månadsvis av Statistiska centralbyrån.

MSCI All Country World
MSCI All Country är ett index där både industrialiserade och tillväxtmarknader ingår.

OMRX TBILL
OMRX TBILL är ett index för av Riksgäldskontoret emitterade statsskuldväxlar.

OMRX TOT
OMRX TOT är ett totalindex för Riksgäldskontorets- och bostadsinstitutens upplåning i Sverige.

Private Equity
Placering i onoterade tillgångar såsom direktinvesteringar i infrastruktur eller mindre bolag.

Rating
Av kreditvärderingsinstitut gjord bedömning av sannolikheten för att en skuld kommer att regleras på överenskommen tidpunkt.

SIX PRX
SIX Portfolio Return Index, ett index över utvecklingen på Stockholmsbörsen där utdelningar är återinvesterade

Volatilitet
Mått på hur priset på en tillgång varierar. Ju mer tillgångens värde rör sig upp och ner desto högre volatilitet har tillgången.